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Estoque: 5 dicas para não errar na hora de controlar o da sua empresa

By | ERP, gestao, POSSEIDOM

Problemas no estoque podem ter péssimas consequências. Erros podem significar um excesso, que resulta em uma quantidade de produto parado, ou em falta, o que leva a uma correria desnecessária para reabastecer. De qualquer forma, um erro neste aspecto tão básico e importante para o sucesso de uma empresa não é aceitável. Por isso, confira 5 dicas para não errar na hora de controlar o estoque.

1 – Documente cada ação

Crie um cadastro para cada produto, ou tipo de produto, e para cada insumo. Em caso de qualquer alteração de status de algum deles, esse cadastro deve ser atualizado. Esse controle rígido é a melhor forma de manter o seu estoque balanceado e de ter as informações mais precisas possíveis.

É possível fazer essa documentação de diversas formas. A opção manual ainda é válida, mas é claro que é muito mais eficiente fazer isso de forma automática. Existem sistemas que permitem fazer esse cadastro e, conforme os produtos forem entrando no sistema, ele próprio se encarrega de fazer essa atualização. Hoje em dia, com a alta competitividade e a rotatividade de produtos, esse tipo de preocupação é praticamente uma obrigação.

2 – Verifique os números

Em qualquer processo de documentação, é sempre vital avaliar os registros. Novamente, assim como na dica anterior, isso pode ser feito de forma automática ou manual. Erros podem acontecer e a única forma de percebê-los antes que seja tarde demais é fazendo uma conferência nos números.

Você pode determinar uma frequência para fazer essa conferência geral e, diariamente, escolher um produto e fazer uma contagem bem rápida. É um investimento de tempo que pode poupar muita dor de cabeça, e até dinheiro, no futuro.

Novamente, a tecnologia mais uma vez surge para facilitar o processo e fazer isso de forma automática.

3 – Fique atento ao espaço físico

Todo o estoque fica guardado em um espaço físico e, evidentemente, um influencia no outro. Portanto, para controlar um, é preciso controlar ambos. Garanta que o seu espaço está completamente adequado para o armazenamento do produto e para as necessidades de estocagem específicas que ele possa ter.

Além disso, o espaço físico precisa estar organizado para que você consiga achar o que procura com o máximo de agilidade. Você pode etiquetar por cores, letras, números ou qualquer forma que facilite o trabalho da sua equipe.

4 – Faça o controle de compras com os fornecedores

A chegada dos produtos no seu estoque também precisa ser muito bem controlada. O ideal é saber exatamente quando cada compra vai chegar e programar o estoque para recebê-la, tanto em relação ao espaço físico como a organização e também com a forma que eles serão vendidos ou redistribuídos.

Receber compras e uma quantidade de produto muito grande, de forma recorrente, pode gerar um efeito bola de neve em que seu estoque está sempre correndo para escoar os produtos com a velocidade necessária. Essa, certamente, não é a melhor forma de trabalhar.

5 – Crie rotinas próprias

A melhor forma de controlar o estoque é criando rotinas que se encaixam melhor nas necessidades do seu produto, da sua empresa e dos seus funcionários. Os procedimentos irão determinar o que deve acontecer com cada produto, a cada interação tanto de entrada quanto de saída.

Para que isso dê certo, todas as partes da sua empresa precisam estar integradas na rotina, prontos para lidar com os problemas e as soluções conforme elas surjam.

A tecnologia oferece soluções excelentes para o controle de estoque. Com a automatização de tarefas de fiscalização e documentação, esse processo é muito mais fácil e tem ótimos resultados para a sua empresa. Garanta que seu estoque estará sempre bem cuidado!

Gestão de contratos: por que ela é importante para as empresas?

By | ERP, gestao

Os contratos regem o mundo dos negócios. Uma empresa de prestação de serviços, que vende ou compra produtos precisa lidar com diversos contratos simultaneamente. Mas, o que acontece quando esse número de contratos passa a ser muito grande, especialmente quando cada um tem suas cláusulas específicas? Enquanto a empresa tem poucos parceiros, ou trabalha de forma mais informal, está tudo bem. Mas, no momento do crescimento, a gestão de contratos passa a ser um aspecto fundamental.

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de verificar todos os contratos, especialmente em relação à capacidade de comparação do prometido com o entregue, por ambas as partes. Afinal, empresas podem ter contratos com fornecedores, colaboradores, clientes, prestadores de serviços e diversos outros.

Esses contratos podem ser semelhantes, com algumas diferenças sutis, ou completamente distintos, significando que precisa haver uma gestão muito meticulosa para garantir que cada um deles será cumprido de forma exemplar.

Como você pode imaginar, é possível que esse processo fique bem grande, e extremamente complexo. Quanto maior uma empresa, maior a complexidade dos contratos e o número de cláusulas. É possível que uma empresa pequena já precise de um profissional apenas para esse trabalho e, conforme ela cresça, a equipe de gestão de contratos também.

Por que isso é importante?

O que acontece se um contrato não é cumprido? Ou se alguma cláusula que tinha sido combinada não é obedecida? Problemas. Grandes problemas.

Dependendo da seriedade pode ocorrer até mesmo um processo. Mas, o mais comum é apenas uma dor de cabeça e uma correria para resolver a questão. De qualquer forma, sempre existe um custo quando ocorre algum problema contratual, seja de dinheiro ou da imagem e reputação da empresa.

Pense bem: o que você ia achar de um parceiro que não cumpriu com o contrato que fechou com você? É essa percepção que você quer que o mercado tenha da sua empresa?

Mas, a gestão de contratos não é apenas em casos de erros ou problemas. Quando bem feita, ela apresenta oportunidades de melhor usar o caixa. Por exemplo, se o contrato com o fornecedor demanda um pagamento próximo, este pode ser antecipado, garantindo um melhor fluxo financeiro. É um pequeno exemplo, mas a boa gestão de contratos poupa de muitos problemas e ainda apresenta ótimas oportunidades.

Como fazer a gestão de contratos de forma eficiente?

Ainda assim, apesar de importante, a gestão de contratos não é tão fácil. O profissional pode ficar soterrado em papel e isso certamente não é a maneira mais eficiente. Felizmente, a tecnologia está disponível para facilitar este processo.

Contratos possuem versões digitais, podendo até mesmo ser oficiais, que permitem uma gestão muito mais simples. Você pode organizá-los, encontrá-los e lê-los com mais facilidade e rapidez. É possível procurar informações específicas ou colocar lembretes para as informações mais importantes, conforme certos prazos que estão se aproximando, por exemplo. É uma forma de tornar esse trabalho essencial um pouco mais fácil.

O sistema ainda pode ser mais amplo do que isso, não focando apenas na gestão contratual. Pode fazer integração com diversos outros setores da empresa, como o estoque, o pós-venda e vários outros aspectos de toda a gestão empresarial. É uma forma de facilitar o controle e ter todas as informações reunidas em um único ambiente.

Vantagens que um sistema ERP traz para a gestão do seu negócio

By | ERP, gestao

Com o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho interno da empresa e torná-la cada vez mais atuante no mercado, o sistema ERP (Enterprise Resources Planning) surge como uma fundamental estratégia para potencializar a gestão. Para fazer este investimento é preciso primeiro avaliar e planejar como ele será implantado. Seus benefícios são muitos, uma vez que está ligado diretamente ao dia a dia da empresa.

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Saiba como um ERP pode impactar e alavancar o desempenho da sua empresa

By | desempenho, gestao

O que é preciso para um empresário empreender mais e melhor em favor de sua empresa? O fracasso muitas vezes é nominado de falta de oportunidades, mercado fraco, poucos incentivos e difícil aceitação do produto. Contudo, quase sempre o real fator que levou a esta situação é a desorganização. A gestão peca em profissionalismo e produtividade, porque não tem um sistema integrado de ações (ERP) que faça esse desempenho alavancar.

Procure a simplicidade na gestão dos processos

A máxima de que “menos é mais” nunca fez tanto sentido como faz hoje para os negócios, a simplificação é hoje o melhor caminho. Quando se tem, dentro da empresa, informações espalhadas em planilhas, documentos, pastas e arquivos, torna-se muito difícil encontrar o que é correto seguir. Desta forma, os erros acontecem porque ninguém se entende nas informações.

O software de ERP auxilia nesta unificação dos dados e na apresentação deles de maneira clara e objetiva. Todos os relatórios, tabelas e gráficos estão dispostos em um só lugar, facilitando a consulta e a tomada de decisão. Isso porque há plena visualização do cenário financeiro, o que leva às melhores escolhas para alavancar o desempenho e as vendas.

Conheça e comunique-se com o cliente

Como o cliente recepciona o produto que a empresa comercializa? Esta pergunta muitas vezes não é analisada e leva a conclusões precipitadas e errôneas a respeito dos clientes. Por isso, é muito importante compreendê-los. Através dos resultados apresentados nos relatórios e planilhas gerados pelo sistema ERP, o marketing pode definir as melhores campanhas e estratégias de comunicação.

O cliente precisa se sentir importante para a empresa, ele tem que estar próximo de suas atividades para poder desenvolver confiança e conhecer a qualidade dos produtos e serviços. Com as informações dele no sistema sobre os seus gostos ou mesmo data de aniversário, é possível criar comunicações institucionais particulares a eles e peças de marketing eficientes para atingir todo um grupo.

Diminua as chances de erros

Pelas informações geradas por um software ERP, a equipe de gestão pode conhecer objetivamente onde estão os seus erros. Para que isso aconteça é necessário personalizar e inserir as métricas escolhidas pela empresa.

Assim haverá o conhecimento sobre a realidade do negócio e se a sua operação está sendo aprovada. As melhores práticas de gestão podem ser adotadas a partir dos resultados que forem surgindo. Um trabalho vivo e importante que deve ser contínuo.

Para a melhor implantação do software ERP, todo o planejamento estratégico deve estar solidificado. Assim, o sistema pode ser alinhado segundo ele, em benefício dos processos da empresa. Entretanto, este sistema é tão dinâmico que em pouco tempo ele ajudará na organização e adoção de práticas de gestão ainda mais eficientes. Toda a operação melhora, porque há mais organização e visualização das ações.

Economize para poder lucrar melhor

O melhor desempenho também passa pela economicidade, pois não há melhora nas vendas enquanto houver perda de dinheiro. Os ganhos neste sentido são nas mais diversas áreas como, por exemplo, em treinamentos. Quando o sistema ERP é implantado na empresa, todas as equipes precisam de treinamento para ter conhecimento sobre o funcionamento. Contudo, assim que esta etapa termina, não há mais necessidade de treinamentos constantes, só em casos de atualização.

Sistema ERP: Como ele pode se relacionar com a sua estratégia de marketing?

By | ERP, gestao, Marketing Digital

Se você já emprega um sistema ERP sabe muito bem a diferença que ele faz no cotidiano da sua empresa. Os softwares desta categoria facilitam a gestão financeira e operacional, controlando informações-chave para a organização. Um detalhe menos conhecido é que ele também pode ajudar na sua Estratégia de Marketing.

Sabemos que o Enterprise Resource Planning se trata de uma solução que tem por objetivo integrar diferentes áreas da empresa. Justamente por conta deste detalhe ele pode atuar em favor da sua comunicação. Pois o leque de possibilidades destes programas vai muito além do setor financeiro.

A gama completa de atividades pode incluir da estocagem, até compras, vendas e muitos outros setores da organização. Com a área de que tratamos aqui não poderia ser diferente. Quer saber como a tecnologia dos sistemas integrados de gestão pode se relacionar com a sua estratégia de marketing? Então continue a leitura do artigo!

Como o sistema ERP pode se relacionar à sua Estratégia de Marketing?

Para entendermos esta relação basta levar em consideração o elemento com que trabalha o ERP: a informação. Não esquecendo que, além de processada, ela estará concentrada em um único lugar. Basicamente o que temos aqui é a matéria prima de toda boa estratégia de marketing.

É assim que partindo dos dados fornecidos a sua empresa estará apta a desenvolver campanhas com dados precisos e relevantes. Paralelamente a isto temos como benefício o aumento na eficiência interna da empresa. Ao proporcionar isto o sistema também irá colaborar para ações mais efetivas. E o primeiro quesito onde podemos juntar as duas vantagens é no relacionamento com os clientes.

Com o ERP você poderá organizar as informações e criar uma base de contatos detalhada. A partir dela campanhas segmentadas serão desenvolvidas. As possibilidades de personalizar as ações incluem descontos nos aniversários, por exemplo. Outra alternativa são as newsletters com novidades para quem não visita o seu site há algum tempo.

Aumentando as vendas e fazendo bom uso dos relatórios

Com estes exemplos fica claro que o ERP impacta na sua Estratégia de Marketing de forma a aumentar as vendas. Inclusive o seu negócio pode fazer acompanhamento de leads em tempo real. Quando uma ação deixou de ser completada, ou não teve a resposta esperada, a equipe comercial entra em ação.

As informações compartilhadas através do sistema ERP permitem uma comunicação personalizada que leva o visitante à conversão. Em outro setor, ao lidarmos com estocagem, temos mais uma forma de trabalhar esta tecnologia. A percepção de itens com maior ou menor saída é algo que serve para balizar eventuais promoções.

“Queimar” os itens parados através destas campanhas ajuda a fazer o giro de caixa. Ainda neste quesito, o sistema colabora para identificar quais produtos não estão mais disponíveis. Desta forma o seu site poderá ser atualizado rapidamente, evitando transtornos como clientes fazendo o pedido de itens esgotados.

Para um marketing eficiente não dispense os sistemas integrados

Você pôde conferir neste artigo como o sistema ERP se relaciona com a sua Estratégia de Marketing. Trata-se de um recurso que pode aprimorá-la de inúmeras formas, aumentando vendas e melhorando o relacionamento com o cliente. Afinal, as informações que são trabalhadas a partir destes sistemas mostram-se cruciais para a assertividade de qualquer campanha.

Saiba como melhorar a gestão de backoffice da sua empresa

By | gestao, POSSEIDOM, Sem categoria

As funções de BackOffice são as atividades executadas em um ambiente de retaguarda, ou seja, que não interage diretamente com o cliente. São consideradas atividades de BackOffice de uma empresa algumas funções, como: contabilidade, gestão de estoques, gestão financeira, planejamento, transporte, etc.

Como você pode perceber, são atividades de retaguarda que exercem um papel fundamental para que as empresas alcancem os seus objetivos, de modo que, essa área necessita de agilidade nos seus processos, para que assim, ofereça informações e todo o suporte que a empresa necessita para agregar ao seu ambiente operacional e interação com o cliente (Front Office).

A partir dessas características, nós percebemos que muitas empresas necessitam melhorar esse setor, por isso, preparamos este artigo em que abordaremos algumas práticas que vão melhorar a gestão de BackOffice na sua empresa.

Mapeamento, otimização e normalização de processos

Os primeiros passos para melhorar a gestão de BackOffice na sua empresa é mapear os processos de todas as atividades que são executadas, buscar redundâncias e ineficiências, para que assim seja realizado o processo de otimização.

Na fase de otimização, os gestores de processos devem melhorar as atividades da área, ou seja, eliminar o retrabalho, diminuir o tempo gasto em cada atividade e utilizar melhor os recursos. Dessa forma, os seus processos serão mais ágeis e coesos.

A última fase será promover a normalização dos processos, ou seja, garantir que cada atividade seja executada sempre da mesma forma, com a busca do mínimo de exceções possíveis nos seus procedimentos. Isso possibilita que cada atividade seja documentada em detalhes e evita que tenha eventos inesperados nos processos.

Elimine processos manuais

Apesar de todo avanço da Tecnologia da Informação — TI, ainda é comum vermos empresas que realizam boa parte das suas tarefas administrativas e de gestão de forma manual. Essa é uma realidade muito comum na área de BackOffice de muitas empresas, independente do seu porte.

No entanto, para melhorar a gestão dessa área é preciso inovar e realizar a adesão de novas tecnologias, deixar de lado os controles baseados em planilhas e integrar equipes de forma inteligente, pois atividades manuais geram processos lentos, bem como expõe tais atividades a um nível elevado de erros.

E como resolver isso? Vejamos no próximo tópico!

Adote o uso de um bom sistema de gestão

O uso de um sistema de gestão não é um privilégio de apenas algumas áreas da empresa, mas, deve englobar e integrar todas as áreas, visto que, somente assim, haverá coesão entre todas as atividades.

O BackOffice lida com muitas atividades que suportam as demais áreas da empresa, por isso, para melhorar a gestão da área é essencial a implantação e o uso de um bom sistema de gestão, visto que, essa ferramenta proporcionará um ambiente de integração entre todas as áreas de BackOffice, bem como tornará o processo de gestão da informação mais efetivo.

Assim, será possível segmentar o BackOffice em áreas menores, aproveitando melhor o seu capital humano com o objetivo de obter maior produtividade e, em consequência, gerar alavancagem nas demais áreas da organização.Viu como em poucos passos você pode melhorar a gestão de BackOffice da sua empresa? Assim, ao adotar cada etapa desse artigo, certamente, sua empresa terá um BackOffice efetivo que suportará as operações da sua empresa de forma ágil e precisa.

Qual a importância de ter Sistemas Integrados?

By | gestao

Dinamismo e segurança são dois dos maiores objetivos que um empresário pretende ao implantar em sua empresa um sistema de ERP. Através dele ele terá proteção para todos os dados gerados e compartilhados, além da agilidade de trabalho entre os setores. A integração destes softwares auxilia na leitura e avaliação do trabalho que vem sendo feito, se ele tem surtido resultados e o que ainda precisa acertar. A automação nas informações proporciona qualidade e sucesso.

Confiança nos dados gerados

O planejamento estratégico adotado pela equipe gestão de uma empresa é o principal documento que irá basear todos os caminhos a serem percorridos. Para saber se toda a produção, venda, logística e marketing estão seguindo juntos, um sistema de ERP traz a confiança dos dados que não sendo gerado ao longo do processo. Quando o lançamento de informações acontece de maneira correta, a leitura das métricas adotadas para o negócio é segura. Com elas o corpo gerencial toma as decisões de futuro, definindo os próximos passos.

O dinamismo para o trabalho entre as equipes também é essencial para o crescimento da empresa. Através de um sistema integrado, todos têm a compreensão do que está sendo feito, do que está sendo produzido e vendido. O reflexo é a queda de casos em que se precise fazer um retrabalho. Assim, o profissional pode se dedicar a cumprir com os novos processos e soluções. Isso é otimização das funções do funcionário, ganhando ele e toda a empresa.

Impactos positivos no desempenho

A compreensão das vantagens de um sistema integrado para uma empresa passa pela análise dos impactos que ele proporciona no desempenho. A redução de custos e a possibilidade de prover um melhor controle financeiro são algumas delas. Ter uma única estrutura de gestão colabora para manter um funcionamento que seja coeso e atento às metas estabelecidas. Estes softwares atuam fazendo uma abordagem integrada e capaz de apontar sobre os riscos organizacionais. Todos os direcionamentos são feitos baseados em suas informações.

Pode-se dizer que o ERP funciona como um banco de dados repleto de informações para fazer uma empresa funcionar. A partir do ponto em que um produto é solicitado pelo cliente, todas as equipes monitoram cada passo desta operação. O estoque separa o item e o encaminha para a distribuição, que cuida para que ele chegue até as mãos do cliente. Além de fazer com que os responsáveis pela produção tenham o conhecimento sobre o que precisam produzir e o faturamento faz todos os trâmites financeiros necessários – tudo apenas com uma informação!

Crescimento em potencial para a empresa

Todas estas vantagens oferecidas pela adoção de um sistema ERP para uma empresa, faz com que ela cresça rápido e forte. Todos os dados são gerados com confiabilidade e credibilidade porque apontam os resultados, que também ganham em qualidade. Quando avaliados da maneira correta pela equipe de gestão, novos passos são dados. Isso promove a expansão dos negócios, seja fisicamente com mais lojas ou de pessoal através da contratação de mais profissionais.

Conte com a ajuda de um sistema moderno e personalizado para cuidar dos seus negócios. Preencha o formulário de contato ou ligue para nós e conheça as vantagens de ter um varejo saudável e positivo!

Qual a importância das informações para tomada de decisão ?

By | gestao

Em meio a Era da Informação, uma empresa que não traz a tecnologia das comunicações ao seu favor fica ultrapassada. A informação é hoje fundamental para as tomadas de decisão de uma equipe de gestão. Ao analisar os dados colhidos dentro e fora da empresa, abre-se a oportunidade de atuar com novos investimentos, fazer descobertas sobre a concorrência, planejar novas ações para a companhia e implantar procedimentos inovadores.

Qualidade das informações

Qualquer passo que se queira dar deve estar bem fundamentado em informações. No entanto não qualquer tipo de informação, a qualidade delas é outro fator que tem que ser analisado. Quando se confia em dados que não são seguros, fruto de blefe ou má interpretação, a empresa toma decisões erradas. Isso prejudica a sua organização e crescimento, podendo levar a consequências muito piores.

Em prol da segurança destas informações é requerido o registro delas, nada de confiar na memória. Se inspirar dúvidas, não siga em frente porque as chances de errar são muito maiores. Então, pode-se confiar em tudo o que está escrito? A resposta para a pergunta é também não. Nunca uma só fonte de informações estará certa, o melhor é analisar um conjunto delas. Além disso, não confie em dados informais, e sim procure fontes que oficializam as suas informações.

O bom é que as informações, independente do porte da empresa, tenham um fluxo contínuo e não somente reunida quando acontecem casos de urgência. A gestão de informações é parte integrante e importante de uma empresa.

Análises macro e micro dos cenários

Toda decisão deve levar em consideração as movimentações de mercado, desde a economia, passando pela sazonalidade e política. O cenário econômico e financeiro do estado e país proporciona uma visão sobre os rumos que se pode tomar e quando tomar. Para se decidir e concordar sobre um assunto, seja pessoal ou para a empresa, o todo precisa ser avaliado. A negligência na tomada de decisões leva a consequências ruins e que dificilmente podem ser superadas.

Um gestor que vive dentro de sua sala e não compartilha do dia a dia da empresa não consegue fazer a leitura correta sobre as necessidades e potencialidades dela. As informações vão além dos relatórios e planilhas, elas estão nas experiências do dia a dia. Quanto mais diversificada for a base de informações consideradas, melhor para a gestão. O compartilhamento entre os setores e equipes leva ao crescimento e sucesso, sendo este um novo modelo de conduta profissional.

Sistemas automatizados auxiliam na tomada de decisões

Dentro deste processo de gestão da informação, o melhor a se contar é com os sistemas ERP. Eles reunirão todos os dados gerados pela empresa, melhorando o desempenho das funções. Contudo, principalmente, estes sistemas integrados proporcionam eficiência, eficácia e confiabilidade para as tomadas de decisões. Ela tem valor estratégico e organizacional, ganhando o gestor, o funcionário e o mercado.

A consequência de informações de confiança é a integração dos setores e a dinamização do trabalho. Assim, a tecnologia rende frutos estratégicos e seguros para melhor atender aos clientes e criar novos produtos ou serviços. Entretanto, note que os processos gerenciais estão em constantes mudanças e as métricas de avaliação dos dados devem acompanhar está lógica, formulando e reformulando.

Tenha o suporte de um sistema moderno e personalizado para cuidar da sua empresa. Entre em contato conosco e conheça as vantagens de implantar um software de gestão avançado e personalizável para o seu negócio.

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