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DÚVIDAS FREQUENTES

Abaixo fizemos um compilado com as dúvidas mais frequentes de nossos clientes.

1 – POR QUE DEVO UTILIZAR O ERP WEB POSSEIDOM?

Através deste sistema o usuário terá uma visão administrativa mais ampla que contará com acesso ao cadastro de clientes, produtos, fornecedores, vendedores, cartão fidelidade, relatórios, financeiro, caixa, entrada de notas através de arquivos XML emitidos pelos fornecedores, Tesouraria e outras funcionalidades a mais especificadas nas telas seguintes. Via de regra podemos apontar como vantagens que o Posseidom possui:

  • Ajudar na comunicação interna;
  • Agilizar a execução de processos internos;
  • Diminuir a quantidade de processos internos;
  • Evitar erros humanos – em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo;
  • Ajudar na tomada de decisões;
  • Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais;
  • Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários;
  • Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente;
  • Ajudar a lidar com grandes volumes de informação;
  • Evitar trabalho duplicado;
  • Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na legislação.

2 – CASO TENHA ALGUM OUTRO SISTEMA IMPLANTADO NA SUA EMPRESA, EXISTE A POSSIBILIDADE DE IMPORTAÇÃO PARA APROVEITAMENTO DOS DADOS

O cliente também poderá importar todo o cadastro de produtos e serviços. Primeiramente faríamos uma avaliação da linguagem de banco existente no sistema atual, atribuiremos um levantamento do custo de importação e utilizaremos uma ferramenta, a partir dos dados disponibilizados por sistemas de terceiros ou fontes de dados, e dentro de um escopo definido pelo processo de migração, com a função de relacionar os dados de origem a sua entidade correspondente no banco de dados. Finalizando este processo, faremos um acompanhamento na conferência dos dados importados.

3 – COMO É FEITA A IMPLANTAÇÃO DO POSSEIDOM WEB?

O procedimento de implementação do Posseidom Web é composto de cinco fases divergentes, que buscam rapidez e simplicidade nos processos:

  1. Disponibilizamos o sistema para ser utilizado através da Internet – de acordo com a sua opção de compra;
  2. Procuramos compreender como sua empresa funciona, e analisamos o que é preciso ser feito para configurar corretamente o sistema;
  3. Deixamos o Posseidom Web todo configurado para suas necessidades;
  4. Iniciamos o treinamento dos futuros usuários do sistema;
  5. Última fase, agendamos uma data para a inauguração do sistema, e acompanhamos você nesse dia tão importante.

4 – QUANTOS E QUAIS SÃO AS ROTINAS DE VENDAS EXISTENTES NO SISTEMA?

Em nosso sistema existem 3 métodos de vendas relacionados das seguintes formas:

  1. Em movimentação de notas, sendo este processo feito de forma mais manual incluindo Cliente, Produto (s) informando o CST (código de situação tributária orientado pelo contador da sua empresa) para cada produto, informações do frete e observações opcionais da nota. Feita a formalização deste processo, o usuário poderá selecionar a nota já feita e gerar NFe ou NFCe para ser autorizada pela SEFAZ tendo possibilidade de enviar a nota contendo os arquivos pelos formatos XML e PDF em anexo para o e-mail do destinatário.
  2. Através da rotina de orçamentos e pedidos devendo o operador do sistema incluir um novo orçamento localizando o cliente, gravando os produtos e definindo a forma de pagamento desejada pelo Cliente. Feito isso, diante da aprovação de compra do cliente, deverá gerar pedido para logo após ser gerada NFe ou NFCe para este cliente.
  3. Já pelo Balcão de Vendas (PDV), o sistema poderá efetuar uma venda com maior agilidade partindo do princípio existente em sites mais comuns de vendas acompanhado por 3 etapas distintas. Na primeira o usuário localiza o cliente e os produtos desejados pelos mesmos. Na segunda poderá visualizar o pedido pronto podendo alterar ou cancelar algum item indesejado. Pela última etapa, poderá definir algum desconto se houver e a forma de pagamento definida pelo cliente podendo assim gerar notas autorizadas pela SEFAZ. Ressaltamos também que durante todos estes processos poderá também utilizar teclas de atalhos.

5 – COMO OCORRE A COLETA DOS XMLS NA SEFAZ.

Servidores de alta disponibilidade realizam a coleta de forma cíclica com site da Sefaz, garantindo assim a entrega dos documentos fiscais emitidos para o seu CNPJ. É através da rotina de processamentos gerais, que o usuário deverá enviar um manifesto da nota que deseja importar ou realizar o download do XML daquele fornecedor selecionado.

6 – QUAIS SÃO AS CONDIÇÕES E PRAZOS PARA O CANCELAMENTO DE NFE OU NFCE?

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 24 horas (1 dia), contado a partir da autorização de uso. O pedido de cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com certificação digital.

7 - AS NOTAS QUE FORAM CANCELADAS PRECISAM SER INUTILIZADAS?

Não, nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Cada número/série de NF-e poderá encontrar-se apenas em uma das seguintes situações: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou então ter sido inutilizado (ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situações). Assim, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.

8 – QUAL O PROCEDIMENTO A SER ADOTADO PARA A CARTA DE CORREÇÃO, NO CASO DE UTILIZAR NF-E?

Para os estabelecimentos emitentes de NF-e foi criado o serviço da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) e já está implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS), o contribuinte deve se informar em seu estado sobre esta disponibilização. As especificações técnicas da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) estão definidas na Nota Técnica 2011.003 disponível neste Portal. Nos estados em que a CC-e ainda não foi implantada, a empresa emitente de NF-e poderá emitir Carta de Correção, em papel, conforme definido através do Ajuste Sinief 01/07.

O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro não esteja relacionado com:

1 – as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);

2 – a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;

3 – a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.

9 - COMO FAZ UM FECHAMENTO DE CAIXA

No modulo de Tesouraria >Caixa Conta Banco Movimento, depois de conferido todos os lançamentos, clica no botão “Conferir Dia” e depois em “Resumo Movimento”. Seleciona a conta a ser fechada e clica no botão “Fechar Movimento Diário”. Após realizar o fechamento deverá emitir o relatório de tesouraria seguindo o caminho “Tesouraria” > Relatórios Tesouraria” onde deverá digitar o período, selecionar o Caixa e escolher o tipo de relatório que deseja imprimir.

10 - CASO HAJA ALGUMA NOTA FISCAL DENEGADA, COMO DEVO PROCEDER PARA TAL EVENTUALIDADE?

A NFe denegada é o processo em que a Secretaria de Fazenda não autoriza que a operação a que a nota se refere se realize. Os efeitos da NFe denegada são bastante parecidos com a rejeição, pois em ambos os casos a operação não pode se realizar. A diferença é que:

– Na rejeição, o número da nota poderá ser reutilizado, pois é como se a nota nunca tivesse existido. Ela nunca possuiu validade jurídica; – na denegação, o número da nota não pode mais ser utilizado. É como se a nota tivesse tido validade jurídica, mas o Fisco entendeu que ela não está apta a acobertar a operação a que se refere. Assim, se a nota nº 20 foi denegada, a próxima nota a ser autorizada pelo contribuinte é a de nº 21. Outro ponto importante a ser observado é que existe obrigatoriedade de guarda, pelo prazo decadencial, dos arquivos XML das notas denegadas.

As mensagens de erro previstas para o procedimento de denegação são: – Erro 233 – Rejeição: IE do destinatário não cadastrado – Erro 234 – Rejeição: IE do destinatário não vinculada ao CNPJ – Erro 302 – Denegação: IE do destinatário em situação irregular perante o Fisco – Erro 205 – Rejeição: NF-e está denegada na base de dados da SEFAZ.

Importante: Quando ocorre o erro 205, não significa que o destinatário esteja com situação irregular. O problema é que o emitente está tentando autorizar uma NFe utilizando o número de uma nota que foi anteriormente denegada. Não se pode esquecer: uma vez denegado, o número da nota não pode mais ser reaproveitado.

11 – COMO GERAR E QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS PARA UMA CARTA DE CORREÇÃO CC-E?

Em Movimentação de Nota, pesquisa a nota que você quer registrar a carta, clica em NOTA FISCAL ELETRONICA e depois no Botão Carta de Correção. O sistema abrirá um campo para descrição livre para preenchimento. Depois de Preenchido, basta clicar no Botão “Incluir CC-e” e depois “Enviar CC-e”. Depois é só mandar imprimir.

 

  • Critérios para carta de correção

A fiscalização registrará no sistema a exigência de apresentação de “carta de correção” para erros verificados na conferência aduaneira e que forem passíveis de correção ao amparo daquele documento, conforme definições do Ajuste Sinief 01/2007.

O Ajuste Sinief (Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais, do Conselho Nacional de Política Fazendária – Confaz) nº 01, de 30 de março de 2007, estabelece:

“§ 1º – A – Fica permitida a utilização de carta de correção, para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:

I – as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

II – a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;”