Quais os critérios devem ser levados em conta na hora de escolher um software para a minha empresa?

A escolha de um software de gestão integrada para uma empresa é uma decisão de caráter estratégico que requer cuidado e ponderação. Afinal, esse é um investimento de alto valor e que tem potencial para modificar os processos e metodologias de trabalho.

Além disso, muitas empresas correm o risco de optar por um sistema que não atende a suas necessidades e não permite a customização de suas funções. Portanto, para viabilizar a melhor decisão possível, queremos esclarecer as suas principais dúvidas. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão integrada?

Quando falamos em integração é preciso considerar as atividades de cada área e a forma como elas se relacionam. Por exemplo: a área de compras abastece a linha de produção. Em seguida, os produtos fabricados são comercializados pela área de venda, mas antes disso ficam armazenados na área de estoque.

Isso quer dizer que as informações lançadas no sistema devem ser capazes de percorrer toda essa cadeia e ser compartilhadas entre os profissionais de cada departamento. Como resultado, é possível:

  • Planejar as atividades;
  • Emitir documentos fiscais;
  • Manter o histórico de todas as transações;
  • Evitar a falta ou excedente de mercadorias em estoque;
  • Acompanhar o desempenho da empresa como um todo.

Quais fatores devem ser considerados no momento da escolha?

  • Para as empresas que vão implementar um software de gestão pela primeira vez, é muito comum que surjam dúvidas sobre esse processo e os resultados esperados.

Busque fornecedores confiáveis

  • Devido ao amplo número de empresas desenvolvedoras de programas atuantes no mercado, torna-se desafiador selecionar aquela que tem um produto compatível com a sua empresa. Em muitos casos, a decisão errada pode causar prejuízos que vão além das finanças.
  • Portanto, a nossa recomendação é buscar fornecedores com reputação positiva perante os seus clientes. Consideram-se aspectos como a customização da ferramenta, a disponibilidade de armazenamento de dados na nuvem e o oferecimento de suporte técnico em caso de problemas.

Conheça qual é a sua necessidade

  • Quando há necessidade de automatizar tarefas, controlar os resultados com mais precisão ou emitir documentos fiscais, os gestores tendem a pensar que a ferramenta mais completa sempre é mais adequada.
  • Contudo, nem sempre esse cenário se concretiza como foi pensado anteriormente. Por esse motivo, o primeiro passo, é mapear as atividades para identificar gargalos que impactem a operação.
  • Se apenas uma área da sua empresa requer a adoção de sistemas, é possível adquirir módulos para os departamentos de:
    • Fiscal;
    • Logística;
    • Suprimentos;
    • Estoque de mercadorias.

Verifique a relação custo-benefício

  • Já falamos como esse tipo de investimento pode ter um alto valor dependendo da ferramenta escolhida. Portanto, é importante estimar com precisão qual é o retorno esperado. Por exemplo, a área afetada pode obter maior produtividade, otimização do tempo e, até mesmo, reduzir os custos de forma considerável.
  • Como resultado, a equipe passa a contar com mais uma ferramenta de gestão que visa medir o seu desempenho e apurar informações gerenciais para propiciar a tomada de decisões.
  • Por fim, dedique tempo para tomar a melhor decisão possível, uma vez que o processo de implantação de um novo programa pode ser longo. Com a realização de teste, a migração dos dados e o treinamento da equipe, a sua empresa pode se tornar cada vez mais eficiente e competitiva.

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