Pequenas Empresas: Como escolher o software ideal para o seu negócio?

Adotar um software de gestão empresarial deixou de ser uma simples escolha de implantar ou não esse tipo de ferramenta, mas, se tornou indispensável para todo segmento empresarial, independente do seu porte. Essa premissa se aplica, inclusive, para as pequenas empresas, visto que, necessitam de ter total controle sobre as suas operações, recursos estruturais e financeiros.

De acordo com o SEBRAE em suas pesquisas de sobrevivência das empresas no Brasil é apontado que cerca de 20% a 25% das empresas encerram suas atividades nos seus 2 primeiros anos de funcionamento. Isso acontece pela falta de preparo e, principalmente, pela ausência de bons controles e informações que orientem o processo de gestão.

Nesse contexto, adotar um software ERP — Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais) para a sua pequena empresa é fundamental para te ajudar a não fazer parte dessa estatística. Mas você sabe como escolher o melhor software para o seu empreendimento? Se tem dúvidas, então, você está no lugar certo, pois, vamos te ensinar a escolher o melhor software para a sua pequena empresa.

Foco no custo-benefício

Um dos principais pontos que você deve analisar em um software para a sua pequena empresa é o custo-benefício, pois, por ser uma empresa de capital mais enxuto, de nada valeria gerar um alto índice de endividamento adquirindo um software de custo elevado e com muitos recursos que, talvez, você jamais vai utilizar em suas atividades operacionais diárias.

Dessa forma, escolha um software que caiba no orçamento da sua empresa, que proporcione total controle das suas informações e te ajude a estruturar as operações com o objetivo de gerar lucros e conquista de mercado.

Facilidade de uso e otimização do tempo

Um dos objetivos que levam as empresas a adotarem um software de gestão é o fato de poderem usufruir da otimização do tempo na execução das suas atividades diárias. Por isso, ao escolher um software, você deve analisar a sua facilidade de uso e o índice de otimização do tempo que a ferramenta pode oferecer, pois, de nada valeria adotar um software de gestão com processos complexos e que demande muito tempo na inserção, resgate e interpretação das informações gerenciais.

Mobilidade e integração entre dispositivos

É cada vez mais comum e necessários que os softwares de gestão deixem de ter uma estrutura local e migrem para os serviços online (web) baseados em cloud computing, pois, isso permite flexibilidade de acesso às informações, de modo que, um sistema web pode ser acessado de qualquer lugar, necessitando apenas de um computador, tablet ou smartphone conectado à internet.

Até pouco tempo isso era um privilégio somente das grandes empresas, porém, com a popularização dessa metodologia e tecnologia, está cada vez mais acessível para as empresas de pequeno porte.

Isso permite grandes vantagens ao seu negócio, pois, pequenas empresas costumam ter um quadro de colaboradores muito enxutos e, nesse contexto, pode haver necessidade de destacamento. No entanto, com um sistema web os seus colaboradores continuarão a desempenhar suas funções habituais mesmo fora do escritório da empresa.

Agilidade nos processos

Um bom software para pequenas empresas é aquele que proporciona agilidade nos processos, visto que, isso é um fator determinante para que a sua empresa cresça e conquiste cada vez mais uma parcela maior do mercado.

Além disso, processos mais ágeis permite satisfação dos seus clientes, algo que gera uma relação de confiabilidade e fidelização do seu público-alvo.

Especialização e segmentação da empresa desenvolvedora

Outro ponto que você deve analisar na hora de escolher o software de gestão é se a desenvolvedora tem todo o know-how e expertise em pequenas empresas, pois, cada porte de empresa apresenta suas peculiaridades e necessidades.

Há várias empresas que desenvolvem softwares com foco em atender as necessidades e demandas das empresas de pequeno porte, o que as coloca em patamar de especialistas nesse segmento empresarial com a prestação de serviços de excelência, pois, vivenciam todas as rotinas que permeiam o dia a dia das pequenas empresas.

Qualidade no suporte técnico

Ter qualidade no suporte técnico é outro fator que você deve analisar na hora de escolher um software de gestão para a sua pequena empresa, pois, uma instabilidade ou paralisação do sistema pode representar sérios prejuízos ao seu empreendimento, dado que, empresas menores necessitam de maior coesão em suas operações e agilidade no acesso às informações para a prestação dos serviços.

Assim, verifique junto ao mercado as experiências que tem como clientes da desenvolvedora, se há presteza em solucionar os problemas enfrentados, bem como se são respeitados os prazos de SLA — Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço) estabelecidos no contrato.

Atualização e conformidade legal

E por último — mas não menos importante — você deve analisar se a empresa desenvolvedora promove atualizações constantes do sistema, para que assim, sejam corrigidas as falhas de segurança, incorpore novas funcionalidades e esteja sempre em conformidade com as regras e legislação vigente.

Esses fatores são essenciais para ajudar a sua pequena empresa a ter tranquilidade de saber que as suas informações estão seguras, bem como cumpre todas as normas que a legislação impõe.

Ao seguir essas dicas, certamente, você fará a melhor escolha do software de gestão para a sua empresa, de modo que, terá em mãos uma ferramenta ágil, de qualidade e que proporciona efetividade nas suas operações comerciais.

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