- Ajudar na comunicação interna;
- Agilizar a execução de processos internos;
- Diminuir a quantidade de processos internos;
- Evitar erros humanos – em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo;
- Ajudar na tomada de decisões;
- Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais;
- Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários;
- Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente;
- Ajudar a lidar com grandes volumes de informação;
- Evitar trabalho duplicado;
- Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na legislação.
As funções de BackOffice são as atividades executadas em um ambiente de retaguarda, ou seja, que não interage diretamente com o cliente. São consideradas atividades de BackOffice de uma empresa algumas funções, como: contabilidade, gestão de estoques, gestão financeira, planejamento, transporte, etc.
Como você pode perceber, são atividades de retaguarda que exercem um papel fundamental para que as empresas alcancem os seus objetivos, de modo que, essa área necessita de agilidade nos seus processos, para que assim, ofereça informações e todo o suporte que a empresa necessita para agregar ao seu ambiente operacional e interação com o cliente (Front Office).
A partir dessas características, nós percebemos que muitas empresas necessitam melhorar esse setor, por isso, preparamos este artigo em que abordaremos algumas práticas que vão melhorar a gestão de BackOffice na sua empresa.
Mapeamento, otimização e normalização de processos
Os primeiros passos para melhorar a gestão de BackOffice na sua empresa é mapear os processos de todas as atividades que são executadas, buscar redundâncias e ineficiências, para que assim seja realizado o processo de otimização.
Na fase de otimização, os gestores de processos devem melhorar as atividades da área, ou seja, eliminar o retrabalho, diminuir o tempo gasto em cada atividade e utilizar melhor os recursos. Dessa forma, os seus processos serão mais ágeis e coesos.
A última fase será promover a normalização dos processos, ou seja, garantir que cada atividade seja executada sempre da mesma forma, com a busca do mínimo de exceções possíveis nos seus procedimentos. Isso possibilita que cada atividade seja documentada em detalhes e evita que tenha eventos inesperados nos processos.
Elimine processos manuais
Apesar de todo avanço da Tecnologia da Informação — TI, ainda é comum vermos empresas que realizam boa parte das suas tarefas administrativas e de gestão de forma manual. Essa é uma realidade muito comum na área de BackOffice de muitas empresas, independente do seu porte.
No entanto, para melhorar a gestão dessa área é preciso inovar e realizar a adesão de novas tecnologias, deixar de lado os controles baseados em planilhas e integrar equipes de forma inteligente, pois atividades manuais geram processos lentos, bem como expõe tais atividades a um nível elevado de erros.
E como resolver isso? Vejamos no próximo tópico!
Adote o uso de um bom sistema de gestão
O uso de um sistema de gestão não é um privilégio de apenas algumas áreas da empresa, mas, deve englobar e integrar todas as áreas, visto que, somente assim, haverá coesão entre todas as atividades.
O BackOffice lida com muitas atividades que suportam as demais áreas da empresa, por isso, para melhorar a gestão da área é essencial a implantação e o uso de um bom sistema de gestão, visto que, essa ferramenta proporcionará um ambiente de integração entre todas as áreas de BackOffice, bem como tornará o processo de gestão da informação mais efetivo.
Assim, será possível segmentar o BackOffice em áreas menores, aproveitando melhor o seu capital humano com o objetivo de obter maior produtividade e, em consequência, gerar alavancagem nas demais áreas da organização.Viu como em poucos passos você pode melhorar a gestão de BackOffice da sua empresa? Assim, ao adotar cada etapa desse artigo, certamente, sua empresa terá um BackOffice efetivo que suportará as operações da sua empresa de forma ágil e precisa.
Entenda porque um sistema de gestão no setor contábil pode ser a solução financeira da sua empresa.
Números e métricas: como organizar as finanças empresariais com um sistema de gestão.
O objetivo das empresas é fechar no azul, gerar lucros, continuar operando, abrir filiais, consolidar a marca, entre outros fatores positivos. Porém, para que isso aconteça, é preciso que os gestores organizem suas finanças para que seja possível identificar o que está dando certo e errado. O que muitas pessoas não sabem é que já existem softwares que fazem as contas gerais de forma autônoma e podem contribuir para uma análise geral das contas corporativas. Veja abaixo como organizar as finanças do seu negócio através do sistema de gestão.
Olhando para os números
O principal foco é sempre estar atento ao que os números indicam: a quantidade de entrada e saída de produtos; os gastos com funcionários; os impostos incidentes; a viabilidade comercial de determinados serviços. Tudo isso é primordial para que a saúde financeira da empresa não seja afetada por imprevistos.
Utilizar um sistema de gestão é ter todos estes dados de forma clara. As operações financeiras são automatizadas, aumentando a segurança contábil e estabelecendo padrões. Com os números apresentados pelo software, com uma periodicidade no mínimo mensal, é possível antever se a empresa fechará no vermelho ou azul.
Autonomia ao setor de finanças
É sempre importante delegar as funções da sua empresa para quem entende do assunto. Por isso, não adianta pedir que seu melhor vendedor saiba como está o fluxo de caixa. Tampouco pedirá que o contabilista entre em contato com os clientes para oferecer um produto. É necessário que seu setor financeiro/contábil/administrativo seja o responsável por entender como estão as finanças da empresa.
Os sistemas de gestão podem ser utilizados por todos, desde o colaborador do TI até o pessoal das vendas externas. Mas, sobretudo, é no setor de finanças que ele será amplamente utilizado, pois ali moram os números e dados que mostrarão como andam as contas corporativas. Por isso, invista no seu setor integrando um sistema de gestão que facilite as coisas para os contabilistas e administradores.
Entendendo os indicadores
Você sabe o que é margem de contribuição? E ponto de equilíbrio? Bom, esses são termos comuns na área financeira das empresas, pois apontam se os produtos valem a pena continuar sendo vendidos, se há lucro líquido e quanto é necessário vender para atingir ao menos o ‘saldo zero’. São vários os termos e indicadores, por isso é necessário que você tenha conhecimento da maioria para não patinar.
Se parece complicado, invista em um sistema de gestão que mostra todos esses indicadores. Sim: é possível saber da realidade financeira através de dados que abrangem toda a estrutura da empresa. Os gastos com horas extras e o estoque excedente, por exemplo, também possuem indicadores próprios, que os softwares de gestão fazem com primazia.
Controlar as finanças nunca ficou tão fácil
É fato: hoje as empresas só têm prejuízos enormes se não olharem para o que o sistema de gestão aponta. Organizar as finanças corporativas está cada vez mais simples, pois o mundo digital permite a integração de dados, agilidade nos processos e capacitação dos setores através dos softwares integrados.
Quer arrumar agora mesmo as finanças da sua empresa? Então aposte no ERP Posseidom da DP Sistemas, que faz a análise financeira completa da sua organização, apontando onde há gasto excessivo e quais são os setores em que o investimento está dando certo. Assim, você tem mais tempo para prospectar novos clientes e expandir ainda mais sua empresa.
Saiba como automatizar o controle do estoque e fuja dos prejuízos.
Ferramenta moderna pode ser o diferencial no controle de estoque. Veja como.
O controle de estoque é importante para que uma empresa possa funcionar de maneira orgânica. Isto porque é lá que os produtos a serem vendidos estarão concentrados, mostrando quando é necessária fazer a reposição e o que está emperrado há algum tempo. Ele permite uma eficiência maior nas vendas, contribuindo para a criação de promoções e evitando a duplicidade de itens. A DP Sistemas traz para você as 6 dicas para controlar seu estoque da melhor maneira, aumentando seus lucros e diminuindo suas preocupações. Confira.
1. Adquira um sistema de gestão
Os softwares são excelentes opções para aqueles que precisam fazer o inventário de estoque dos inúmeros itens que você pretende vender. Ele aponta o número de determinados itens, onde se encontram, qual seu prazo de validade (se for perecível) e aponta o que deve ser resposto. Conhecidos como sistemas de gestão, são ferramentas excelentes para quem não quer perder tempo preenchendo planilhas de estoques; o próprio software faz isso.
2. Prefira flexibilidade com os fornecedores
Negociar um produto não é uma tarefa fácil, pois vários fatores são levados em conta, como o preço, prazo de entrega e quantidade de itens disponíveis. Mas, uma característica é primordial para otimizar o controle de estoque: negociar com fornecedores que se adaptem a sua empresa. Ou seja: prefira aqueles que repõem o que você necessita de imediato, e não aqueles que fazem vendas por períodos.
3. Coloque um responsável pelo estoque
É importante ter alguém que responda pelos produtos. Pessoas da área administrativa são recomendadas, pois entendem de como funcionam os fluxos dos estoques, permitindo que menos produtos possam ser extraviados. A dica aqui é fazer com que o profissional responsável utilize o sistema de gestão, eliminando a possibilidade de erros a quase 0.
4. Controle periodicamente
Um bom estoque tem alta rotatividade de produtos. Por isso, é importante acessar seu software de gestão num período de no máximo 15 dias, para ver se tudo está de acordo com o previsto. Gestores que analisam periodicamente seus itens a disposição tendem muito mais a perceber desvios e falhas no controle do estoque.
5. Organize os produtos de acordo com sua característica
É evidente que as coisas nos lugares certos tendem a fazer com que os processos sejam mais efetivos. Mas, por incrível que pareça, alguns gestores ainda têm dificuldade de fazer um controle de itens de acordo com sua especificação. Busque deixar materiais correlacionados um próximo do outro, ou organize por ordem alfabética.
6. Saiba o espaço que tem para utilizar
É importante que você entenda qual é o limite de produtos que seu estoque suporta. Isto contribui para que itens não fiquem um sobre os outros, estragando-os. Use o sistema de gestão, depois de definir seu espaço, para limitar até onde você pode estocar o que irá vender. Assim, você terá menos prejuízos com avarias e mais lucro com um bom controle de estoque.
Otimize a automatize as funções
A DP Sistemas oferece o ERP Posseidom, software que disponibiliza vários serviços de maneira automática e integrada. Entre eles está um eficiente controle de estoque, que permite um inventário rápido, fácil e que pode ser acessado de onde quiser. Gostou? Então confira essas e outras vantagens do ERP Posseidom e não perca mais nenhum produto no seu estoque.
Através deste sistema o usuário terá uma visão administrativa mais ampla que contará com acesso ao cadastro de clientes, produtos, fornecedores, vendedores, cartão fidelidade, relatórios, financeiro, caixa, entrada de notas através de arquivos XML emitidos pelos fornecedores, Tesouraria e outras funcionalidades a mais especificadas nas telas seguintes. Via de regra podemos apontar como vantagens que o Posseidom possui:
Lançamento do Modulo CRM Marketing Digital.
