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Estoque: 5 dicas para não errar na hora de controlar o da sua empresa

By | ERP, gestao, POSSEIDOM

Problemas no estoque podem ter péssimas consequências. Erros podem significar um excesso, que resulta em uma quantidade de produto parado, ou em falta, o que leva a uma correria desnecessária para reabastecer. De qualquer forma, um erro neste aspecto tão básico e importante para o sucesso de uma empresa não é aceitável. Por isso, confira 5 dicas para não errar na hora de controlar o estoque.

1 – Documente cada ação

Crie um cadastro para cada produto, ou tipo de produto, e para cada insumo. Em caso de qualquer alteração de status de algum deles, esse cadastro deve ser atualizado. Esse controle rígido é a melhor forma de manter o seu estoque balanceado e de ter as informações mais precisas possíveis.

É possível fazer essa documentação de diversas formas. A opção manual ainda é válida, mas é claro que é muito mais eficiente fazer isso de forma automática. Existem sistemas que permitem fazer esse cadastro e, conforme os produtos forem entrando no sistema, ele próprio se encarrega de fazer essa atualização. Hoje em dia, com a alta competitividade e a rotatividade de produtos, esse tipo de preocupação é praticamente uma obrigação.

2 – Verifique os números

Em qualquer processo de documentação, é sempre vital avaliar os registros. Novamente, assim como na dica anterior, isso pode ser feito de forma automática ou manual. Erros podem acontecer e a única forma de percebê-los antes que seja tarde demais é fazendo uma conferência nos números.

Você pode determinar uma frequência para fazer essa conferência geral e, diariamente, escolher um produto e fazer uma contagem bem rápida. É um investimento de tempo que pode poupar muita dor de cabeça, e até dinheiro, no futuro.

Novamente, a tecnologia mais uma vez surge para facilitar o processo e fazer isso de forma automática.

3 – Fique atento ao espaço físico

Todo o estoque fica guardado em um espaço físico e, evidentemente, um influencia no outro. Portanto, para controlar um, é preciso controlar ambos. Garanta que o seu espaço está completamente adequado para o armazenamento do produto e para as necessidades de estocagem específicas que ele possa ter.

Além disso, o espaço físico precisa estar organizado para que você consiga achar o que procura com o máximo de agilidade. Você pode etiquetar por cores, letras, números ou qualquer forma que facilite o trabalho da sua equipe.

4 – Faça o controle de compras com os fornecedores

A chegada dos produtos no seu estoque também precisa ser muito bem controlada. O ideal é saber exatamente quando cada compra vai chegar e programar o estoque para recebê-la, tanto em relação ao espaço físico como a organização e também com a forma que eles serão vendidos ou redistribuídos.

Receber compras e uma quantidade de produto muito grande, de forma recorrente, pode gerar um efeito bola de neve em que seu estoque está sempre correndo para escoar os produtos com a velocidade necessária. Essa, certamente, não é a melhor forma de trabalhar.

5 – Crie rotinas próprias

A melhor forma de controlar o estoque é criando rotinas que se encaixam melhor nas necessidades do seu produto, da sua empresa e dos seus funcionários. Os procedimentos irão determinar o que deve acontecer com cada produto, a cada interação tanto de entrada quanto de saída.

Para que isso dê certo, todas as partes da sua empresa precisam estar integradas na rotina, prontos para lidar com os problemas e as soluções conforme elas surjam.

A tecnologia oferece soluções excelentes para o controle de estoque. Com a automatização de tarefas de fiscalização e documentação, esse processo é muito mais fácil e tem ótimos resultados para a sua empresa. Garanta que seu estoque estará sempre bem cuidado!

Saiba como um CRM pode tornar-se um aliado do seu negócio no processo de pós-venda

By | CRM, ERP, POSSEIDOM

Muito se engana quem acha que o processo de interação com o cliente acaba com uma venda. Pelo contrário. O processo de pós-venda é tão importante quanto o passo anterior e tem diversos objetivos. Primeiramente, evangelizar o cliente para se tornar um defensor da sua marca, recomendando o seu produto e sua experiência para outras pessoas. Além disso, é uma forma de incentivá-lo a fazer compras futuras também com a sua marca. Para isso, um CRM pode ser um excelente aliado. Quer saber como? Continue a leitura!

O que é CRM?

Começando pelo primeiro passo, vamos esclarecer o que é CRM. Esta sigla significa Customer Relationship Manager, ou seja, Gerenciador de Relacionamento com o Cliente. O termo normalmente se refere a um conjunto de práticas e processos focados no cliente, e em reforçar a relação positiva dele com a marca. Também costuma ser o termo que se refere a um sistema que ajuda a realizar esses procedimentos.

Conheça melhor o seu cliente

Com o conhecimento sobre o que é CRM podemos chegar ao X da questão. Como ele ajuda com o pós-venda?

Primeiramente, o CRM é uma ótima ferramenta de controle de informações. Para se relacionar com o cliente é ideal conhecer o máximo possível sobre ele, de modo a ter insumos para poder ter uma comunicação mais forte e eficaz.

Por exemplo, se o cliente comprou um produto específico seu, o CRM pode guardar essa informação e usá-la como base para o novo contato, no qual são indicadas as melhores formas de fazer a manutenção no produto, por exemplo. Se for lançado um item novo que seria interessante para quem comprou o anterior, o CRM também pode filtrar por quem fez essa compra, de modo a facilitar essa comunicação.

Mas, não são apenas informações em relação às vendas que o CRM reúne. Ele pode conter dados sobre alguma sugestão ou opinião que o cliente deixou, apresentando formas de melhorar o desempenho da empresa. Também pode trazer informações gerais sobre os gostos do cliente, fazendo com que a comunicação seja mais eficiente.

Facilitando o trabalho

Outra grande vantagem do CRM é facilitar o trabalho da sua equipe. Imagine que você lançou um novo produto e quer fazer uma campanha de lançamento. Você elabora um conteúdo para ser lançado para quem já comprou o produto e pode ter um interesse maior no novo lançamento. Sem um sistema de CRM, esse processo é muito difícil. Mas, o sistema permite filtrar cada base de lançamento de e-mail, por exemplo, pela característica que você deseja.

Além disso, o sistema reúne todas as informações em um único local. A equipe de marketing e de vendas tem acesso às informações, permitindo que o contato com os clientes seja muito mais eficiente. Os responsáveis pelo atendimento também podem ter acesso a essas informações e o processo de resolver um problema do cliente é muito mais rápido e positivo. Entendendo como isso é importante para o cliente atualmente, ter uma ferramenta para facilitar esse processo é essencial.

Essas são as grandes vantagens do CRM no processo de pós-venda. Ele permite que você conheça melhor o seu cliente e apresenta as ferramentas para que você consiga alcançá-lo com mais facilidade. Suas campanhas podem ser muito mais efetivas, tanto no seu conteúdo, como na forma como são entregues. Aproveite a tecnologia para tornar o seu processo de pós-venda ainda mais eficiente e a experiência do cliente ainda melhor.

NFe – NT 2019 v1

By | NF-e, POSSEIDOM, SPED

Nas versões 1.00 a 1.10 da NT 2018.005, ficou estabelecido que no dia 07/05/2019 entrarão em vigor a exigência de novas validações relativas a NFe/NFCe.

Porém, essas novas regras foram publicas com alguns complicadores, que podem ocasionar a paralisação da emissão de NFe/NFCe.

Através deste link, é possível realizar o download do documento oficial disponibilizado pela SEFAZ, onde as novas regras de validação são apresentadas.

Algumas Tags, somente podem ser enviadas em Produção, no dia 07/05/19, porém são obrigatórias a partir dessa data.

Ou seja, se enviarmos a Tag em Produção antes de 07/05, o documento será rejeitado, mas se deixarmos de enviar a Tag após 07/05, o documento igualmente será rejeitado…

Então, em outras palavras, o ENCAT espera que você aplique uma parametrização em TODOS os seus clientes finais, de um dia para outro!!!

Conforme pode ser acompanhado ao longos das últimas versões da NT 2018.005, a exigência do Grupo Responsável Técnico sofreu diversas alterações, culminando na prorrogação indefinida para as informações relativas IDCSRT, e para as demais informações somente as UFs de AM, MS, PE, PR, SC e TO exigirão em 03/06, as demais UFs ou optaram por não exigir ou também deixaram para data futura.*

Novas Validacoes

Quais os critérios devem ser levados em conta na hora de escolher um software para a minha empresa?

By | ERP, gestao, POSSEIDOM

A escolha de um software de gestão integrada para uma empresa é uma decisão de caráter estratégico que requer cuidado e ponderação. Afinal, esse é um investimento de alto valor e que tem potencial para modificar os processos e metodologias de trabalho.

Além disso, muitas empresas correm o risco de optar por um sistema que não atende a suas necessidades e não permite a customização de suas funções. Portanto, para viabilizar a melhor decisão possível, queremos esclarecer as suas principais dúvidas. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão integrada?

Quando falamos em integração é preciso considerar as atividades de cada área e a forma como elas se relacionam. Por exemplo: a área de compras abastece a linha de produção. Em seguida, os produtos fabricados são comercializados pela área de venda, mas antes disso ficam armazenados na área de estoque.

Isso quer dizer que as informações lançadas no sistema devem ser capazes de percorrer toda essa cadeia e ser compartilhadas entre os profissionais de cada departamento. Como resultado, é possível:

  • Planejar as atividades;
  • Emitir documentos fiscais;
  • Manter o histórico de todas as transações;
  • Evitar a falta ou excedente de mercadorias em estoque;
  • Acompanhar o desempenho da empresa como um todo.

Quais fatores devem ser considerados no momento da escolha?

  • Para as empresas que vão implementar um software de gestão pela primeira vez, é muito comum que surjam dúvidas sobre esse processo e os resultados esperados.

Busque fornecedores confiáveis

  • Devido ao amplo número de empresas desenvolvedoras de programas atuantes no mercado, torna-se desafiador selecionar aquela que tem um produto compatível com a sua empresa. Em muitos casos, a decisão errada pode causar prejuízos que vão além das finanças.
  • Portanto, a nossa recomendação é buscar fornecedores com reputação positiva perante os seus clientes. Consideram-se aspectos como a customização da ferramenta, a disponibilidade de armazenamento de dados na nuvem e o oferecimento de suporte técnico em caso de problemas.

Conheça qual é a sua necessidade

  • Quando há necessidade de automatizar tarefas, controlar os resultados com mais precisão ou emitir documentos fiscais, os gestores tendem a pensar que a ferramenta mais completa sempre é mais adequada.
  • Contudo, nem sempre esse cenário se concretiza como foi pensado anteriormente. Por esse motivo, o primeiro passo, é mapear as atividades para identificar gargalos que impactem a operação.
  • Se apenas uma área da sua empresa requer a adoção de sistemas, é possível adquirir módulos para os departamentos de:
    • Fiscal;
    • Logística;
    • Suprimentos;
    • Estoque de mercadorias.

Verifique a relação custo-benefício

  • Já falamos como esse tipo de investimento pode ter um alto valor dependendo da ferramenta escolhida. Portanto, é importante estimar com precisão qual é o retorno esperado. Por exemplo, a área afetada pode obter maior produtividade, otimização do tempo e, até mesmo, reduzir os custos de forma considerável.
  • Como resultado, a equipe passa a contar com mais uma ferramenta de gestão que visa medir o seu desempenho e apurar informações gerenciais para propiciar a tomada de decisões.
  • Por fim, dedique tempo para tomar a melhor decisão possível, uma vez que o processo de implantação de um novo programa pode ser longo. Com a realização de teste, a migração dos dados e o treinamento da equipe, a sua empresa pode se tornar cada vez mais eficiente e competitiva.

Fluxo de caixa: 4 erros que você não pode cometer no da sua empresa

By | Financeiro, gestao, POSSEIDOM

Não é mistério que gerenciar bem a economia da sua empresa é essencial para conseguir realizar orçamentos precisos e eventualmente lucrar mais. Uma das medidas para conseguir esse controle é o fluxo de caixa. Afinal, registrar cada entrada e saída financeira do seu negócio é essencial para organizar toda sua gestão.

Por ser uma ferramenta importante, ela precisa ser aplicada adequadamente, a fim de evitar falhas que podem te prejudicar no fim das contas. Para que isso não aconteça na sua empresa, selecionamos os erros mais comuns que podem ocorrer no fluxo de caixa.

Não categorizar corretamente

Para que o fluxo de caixa funcione como uma ferramenta organizacional, ele mesmo precisa estar bem estruturado. Não basta apenas dizer o que entrou e saiu, mas deve separar em categorias. Ao fazer isso, o gestor terá mais facilidade em identificar a origem de todos os valores, ajudando a encontrar anomalias e a definir melhor o orçamento por setor.

Mesmo que seja uma fonte eventual que acredita que não vai movimentar muito, seja o mais preciso possível e evite termos genéricos como “outros valores”. Quanto mais preciso nos rótulos, melhor será a gestão.

Não manter o fluxo atualizado

Fluxo de caixa é uma área da administração que exige dedicação constante. É importante manter uma periodicidade para os lançamentos, de maneira a fugir de acúmulos que vão só atrapalhar futuramente. O ideal, independentemente do tamanho da empresa, é fazer atualização diária.

Mesmo que sejam poucos valores, é melhor fazer no dia do que deixar para depois por preguiça e ficar vulnerável a erros. Uma das vantagens de atualizar os dados diariamente é ter informações constantes sobre o funcionamento da sua empresa, se ela está mantendo capital de giro, se consegue lucro, se há um problema, etc. Isso dá velocidade para agir no momento certo e reduzir prejuízos com imprevistos.

Inserir valores que ainda não entraram

Quando a empresa decide uma compra ou consegue uma venda pode ser tentador lançar logo, afinal, atualizar é importante, certo? Pode ser contraditório, mas não é sempre o caso. Dependendo do método de pagamento esses valores não entram na conta de imediato, como em parcelamentos e cheques pré-datados.

Contar com esse dinheiro antes da hora é perigoso, pois a empresa pode utilizá-lo para algum gasto quando, na verdade, não o tem. Pode causar confusão também quando o dinheiro entrar de fato, gerando um lançamento duplicado. Por isso é importante lançar apenas conforme o dinheiro entrar ou sair da conta da empresa.

Não ter cautela com os detalhes

Fluxo de caixa não trata apenas de números, mas de uma série de informações importantes para a empresa, que devem ser registradas de acordo. Um dígito em um local errado pode alterar drasticamente as contas e causar interpretações erradas que podem afetar todo o negócio.

Por causa disso, é importante que os lançamentos sejam feitos com atenção, inserindo os mínimos detalhes e as informações úteis para a gestão. Além disso, todas as entradas e saídas devem ser contabilizadas, mesmo quando o valor é pequeno, porque no fim do mês elas fazem a diferença. Uma dica é usar um software especializado, para facilitar os lançamentos e evitar erros.

Nota fiscal eletrônica: conheça os diferentes tipos que existem

By | ERP, NF-e, POSSEIDOM, SPED

Todo processo de compra e venda no Brasil exige a emissão de uma nota fiscal que descreve as atividades realizadas, os produtos ou serviços comercializados, as informações dos envolvidos na negociação e a carga tributária incidente na transação.

Recentemente, as Notas Fiscais Eletrônicas se tornaram cada vez mais presentes em nosso mercado e, hoje, são a grande maioria dos documentos fiscais emitidos.

Neste texto, você conhecerá os cinco tipos de notas fiscais eletrônicas existentes. Confira!

NFe: Nota Fiscal Eletrônica de Produto

Nota fiscal emitida na venda de produtos sobre os quais incide ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). É emitida para venda de produtos de revenda ou após industrialização, bem como movimentação das mercadorias. Serve para substituir os modelos antigos de Nota Fiscal 1 e 1A. O documento é válido apenas com autorização da SEFAZ e certificação de assinatura digital.

NFS-e: Nota Fiscal Eletrônica de Serviço

Esta Nota Fiscal Eletrônica substitui o antigo documento de Declaração de Serviço, que descrevia operações sobre as quais incide o ISS – Imposto sobre Serviços (ISS). Confirma e descreve a realização dos serviços, bem como caracteriza contratantes e prestadores.

A NFS-e possui algumas peculiaridades. A cobrança do ISS fica a cargo do município, por isso, é o município que faz o cálculo do tributo, o que pode ser ajustado conforme a necessidade.

Além disso, apenas uma operação de serviço pode ser discriminada a cada nota, que pode ser faturada pela empresa após a conclusão da prestação. A nota precisa conter o código individual fornecido pela prefeitura, e ser armazenada digitalmente pela empresa em formato XML.

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

Este documento fiscal serve para serviços de transporte de carga intermunicipal ou interestadual, e substitui o modelo manual, utilizado até 2012.

Sobre este tipo de serviço incide ICMS, e os requisitos desta nota são semelhantes aos da NFe de produto: ser armazenada em XML, contar com assinatura digital e ter autorização da SEFAZ. É um tipo de nota fiscal que ajuda na precisão da descrição dos produtos transportados, além de baratear e simplificar o frete para todos os envolvidos na operação.

NFC-E: Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor

Documento utilizado para descrever operações com incidência de ICMS. Porém, é a nota fiscal destinada ao consumidor final, por isso, é emitida tendo como destinatário uma pessoa física. Este documento fiscal foi implantado recentemente, mas já está em plena operação junto às SEFAZ dos estados da federação.

MDF-e: Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Este tipo de documento fiscal é utilizado para congregar várias notas fiscais em um único arquivo eletrônico. É utilizado principalmente por empresas que transportam de maneira intermunicipal ou interestadual produtos que tenham mais de uma nota fiscal (NF-e), ou ainda para empresas que realizam transportes com mais de um documento de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Por isso, cada MDF-e é válido para apenas uma operação.

Para saber mais sobre gestão, ERP, notas fiscais e outros assuntos do mundo empresarial, acesse nosso site e leia outros artigos!

Como um software pode ajudar no controle de estoque da sua organização?

By | desempenho, e-commerce, ERP, POSSEIDOM

Quando falamos de empresa varejista pensamos na complexidade que é organizar e manter um estoque. O fluxo de entrada e saída de mercadorias pode ser intenso, dependendo do tamanho de sua empresa. Contudo, mesmo em pequenos negócios, ele é um dos principais indicadores sobre vendas, marketing e produção, fundamental para tomadas de decisão. Por isso, a implementação de um software de gestão de estoque é a melhor solução.

Através dele, é possível criar um planejamento estratégico completo, que acompanha os indicadores de desempenho. Estes últimos são definidos de acordo com os objetivos da empresa. Além disso, no software se registra todos os dados relacionados aos produtos, mesmo informações de fornecedores, preços e descontos, quantidade e validade. Desta forma, há sempre informações com rapidez e fidelidade.

Informações precisas e integradas

Um dos principais benefícios do software de gestão de estoque é a possibilidade de ter o conhecimento de todos os produtos – produzidos ou comprados – disponíveis na empresa, bem como de seus fornecedores. Neste sistema, o responsável pelo controle pode incluir, apagar e alterar os dados, de forma com que eles estejam sempre atualizados. Quando a quantidade de produtos é pouca, pode parecer mais fácil organizar, porém quando está na casa de milhares é impossível ter o controle manualmente.

A partir desta funcionalidade, os ganhos podem atingir outros setores da empresa, como no setor de marketing e financeiro. Se uma empresa tem entregado um produto de baixa qualidade, por exemplo, o setor financeiro tem que ser avisado para que renegocie valores ou cobre responsabilidades. Outro caso é o de haver o acúmulo de um mesmo produto no estoque, pois o setor de marketing tem que ser comunicado para que pense em promoções que façam com que eles sejam vendidos.

Adoção de políticas de estoque eficientes

Quando as informações sobre o estoque são claras, verdadeiras e atualizadas, a empresa pode tomar decisões com base em certezas. Através dos relatórios gerados pelo software de gestão é possível definir políticas de estoque e a maneira como ele irá funcionar. Esse planejamento indica quais são os itens de maior e menor saída, apontando de maneira objetiva como os produtos devem ser armazenados e organizados dentro do espaço.

Este é um tipo de erro comum, porque acaba gerando um “esquecimento” do que tem no estoque. Em consequência, há a perda de produtos pelo seu vencimento ou por mau armazenamento. Não se pode investir na compra de produtos que não vendem, isso é perder dinheiro. Como também não se pode deixar os produtos que mais vendem faltar no estoque.

Evita problemas tributários

Uma das maiores dores de cabeça dentro do estoque é o cumprimento das obrigações tributárias. Sobre os produtos incidem diferentes tipos de impostos e é importante que todas as informações estejam integradas. Agindo desta forma, todo o cálculo de impostos passa a ser automático através do sistema de gestão. Nenhuma informação se perde e o pagamento dos tributos é feito de maneira correta.

Adotar o software de gestão evita erros nesta área e eles, quando acontecem, podem trazer grandes transtornos, como o pagamento de juros e multas. A informatização permite que o Fisco tenha o conhecimento da quantidade de produtos que uma empresa deveria ter em estoque. Desta forma, o confronto de informações se torna muito mais fácil e preciso. Bom para os dois lados.

Saiba como melhorar a gestão de backoffice da sua empresa

By | gestao, POSSEIDOM, Sem categoria

As funções de BackOffice são as atividades executadas em um ambiente de retaguarda, ou seja, que não interage diretamente com o cliente. São consideradas atividades de BackOffice de uma empresa algumas funções, como: contabilidade, gestão de estoques, gestão financeira, planejamento, transporte, etc.

Como você pode perceber, são atividades de retaguarda que exercem um papel fundamental para que as empresas alcancem os seus objetivos, de modo que, essa área necessita de agilidade nos seus processos, para que assim, ofereça informações e todo o suporte que a empresa necessita para agregar ao seu ambiente operacional e interação com o cliente (Front Office).

A partir dessas características, nós percebemos que muitas empresas necessitam melhorar esse setor, por isso, preparamos este artigo em que abordaremos algumas práticas que vão melhorar a gestão de BackOffice na sua empresa.

Mapeamento, otimização e normalização de processos

Os primeiros passos para melhorar a gestão de BackOffice na sua empresa é mapear os processos de todas as atividades que são executadas, buscar redundâncias e ineficiências, para que assim seja realizado o processo de otimização.

Na fase de otimização, os gestores de processos devem melhorar as atividades da área, ou seja, eliminar o retrabalho, diminuir o tempo gasto em cada atividade e utilizar melhor os recursos. Dessa forma, os seus processos serão mais ágeis e coesos.

A última fase será promover a normalização dos processos, ou seja, garantir que cada atividade seja executada sempre da mesma forma, com a busca do mínimo de exceções possíveis nos seus procedimentos. Isso possibilita que cada atividade seja documentada em detalhes e evita que tenha eventos inesperados nos processos.

Elimine processos manuais

Apesar de todo avanço da Tecnologia da Informação — TI, ainda é comum vermos empresas que realizam boa parte das suas tarefas administrativas e de gestão de forma manual. Essa é uma realidade muito comum na área de BackOffice de muitas empresas, independente do seu porte.

No entanto, para melhorar a gestão dessa área é preciso inovar e realizar a adesão de novas tecnologias, deixar de lado os controles baseados em planilhas e integrar equipes de forma inteligente, pois atividades manuais geram processos lentos, bem como expõe tais atividades a um nível elevado de erros.

E como resolver isso? Vejamos no próximo tópico!

Adote o uso de um bom sistema de gestão

O uso de um sistema de gestão não é um privilégio de apenas algumas áreas da empresa, mas, deve englobar e integrar todas as áreas, visto que, somente assim, haverá coesão entre todas as atividades.

O BackOffice lida com muitas atividades que suportam as demais áreas da empresa, por isso, para melhorar a gestão da área é essencial a implantação e o uso de um bom sistema de gestão, visto que, essa ferramenta proporcionará um ambiente de integração entre todas as áreas de BackOffice, bem como tornará o processo de gestão da informação mais efetivo.

Assim, será possível segmentar o BackOffice em áreas menores, aproveitando melhor o seu capital humano com o objetivo de obter maior produtividade e, em consequência, gerar alavancagem nas demais áreas da organização.Viu como em poucos passos você pode melhorar a gestão de BackOffice da sua empresa? Assim, ao adotar cada etapa desse artigo, certamente, sua empresa terá um BackOffice efetivo que suportará as operações da sua empresa de forma ágil e precisa.

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