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Como um sistema de gestão pode reduzir custos no processo administrativo da sua empresa

By | ERP, Financeiro, gestao, POSSEIDOM

Cuidar das questões administrativas de uma empresa pode ser para lá de desafiador. Em meio a tantas informações e burocracias do dia a dia, ter um sistema de gestão pode melhorar a organização e cortar custos e mecanismos desnecessários.

O sistema de gestão também é conhecido como Enterprise Resource Planning (EPR). Em tradução livre, significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Entenda os pontos que esse software pode integrar e automatizar:

• Valores que entraram em caixa e demais questões das vendas;

• Gestão de produção e logística, bem como compras e estoque;

• Gerenciamento de finanças, tanto na contabilidade, quanto fiscalização;

• Controle dos procedimentos de Recursos Humanos.

Geralmente toda empresa já não tem setores responsáveis para cada um desses itens? O que muda de fato com um sistema de gestão?

Sincronia de informações

Embora as empresas tenham setores que cuidam dos itens mencionados, elas ainda lidam com o desafio de fazer uma integração da comunicação. Já parou para pensar no tanto de informações que são perdidas entre os setores?

Como há uma série de processos internos em um empreendimento, pode haver uma série de mal entendidos quando os setores estão desconexos. Já ouviu falar em falha de comunicação? Além disso, há uma série de procedimentos que podem ocorrer com repetições desnecessárias por causa dessa confusão toda.

Nesse sentido, o sistema de gestão é recomendado justamente para ter uma base de dados integrados entre todas as partes da organização. Não vai mais acontecer de haver perdas de informações e contradições, ou seja, nada de retrabalho.

Ao passo que as inutilidades são arrancadas, tal qual ervas daninhas, a tendência é um aumento da produtividade e eficiência. Logo, todos os atos de controles paralelos e planilhas eletrônicas estão com os dias contados.

Aplicação

Como o objetivo do seu sistema de gestão é tornar a visualização de todas as informações da empresa mais fácil e rápida, requer um bom planejamento. Sendo assim, cada EPR deve ser desenvolvido de acordo com a realidade da instituição que o solicita. Por isso, o primeiro passo na hora de escolher o EPR é levantar todos os requisitos da organização. Tudo aquilo que faz parte de sua realidade, protocolos e padrões devem ser verificados com atenção.

Após o levantamento e análise desses requisitos, vem o projeto e a implementação do sistema de gestão. Tanto a equipe de administração, quanto os desenvolvedores do software devem estar alinhados para a obtenção da aplicação que atenda todos os itens.

Depois de finalizado e implantado, o EPR permitirá que a sua gestão tenha mais controle de todos os detalhes, além de fazer as pontes necessárias entre os departamentos. Dá até para ter um olhar redobrado sobre os prazos a serem cumpridos.

Lembra-se de quando os documentos ficavam sendo mexidos e remexidos de forma repetida? Daquelas planilhas eletrônicas que precisavam passar por várias etapas? Ou do excesso de boca a boca? A partir do momento que o sistema de gestão estiver aplicado, todas as informações estarão centralizadas em uma nuvem. Além disso, o acesso pode ser possível até com dispositivos móveis.

Estoque: 5 dicas para não errar na hora de controlar o da sua empresa

By | ERP, gestao, POSSEIDOM

Problemas no estoque podem ter péssimas consequências. Erros podem significar um excesso, que resulta em uma quantidade de produto parado, ou em falta, o que leva a uma correria desnecessária para reabastecer. De qualquer forma, um erro neste aspecto tão básico e importante para o sucesso de uma empresa não é aceitável. Por isso, confira 5 dicas para não errar na hora de controlar o estoque.

1 – Documente cada ação

Crie um cadastro para cada produto, ou tipo de produto, e para cada insumo. Em caso de qualquer alteração de status de algum deles, esse cadastro deve ser atualizado. Esse controle rígido é a melhor forma de manter o seu estoque balanceado e de ter as informações mais precisas possíveis.

É possível fazer essa documentação de diversas formas. A opção manual ainda é válida, mas é claro que é muito mais eficiente fazer isso de forma automática. Existem sistemas que permitem fazer esse cadastro e, conforme os produtos forem entrando no sistema, ele próprio se encarrega de fazer essa atualização. Hoje em dia, com a alta competitividade e a rotatividade de produtos, esse tipo de preocupação é praticamente uma obrigação.

2 – Verifique os números

Em qualquer processo de documentação, é sempre vital avaliar os registros. Novamente, assim como na dica anterior, isso pode ser feito de forma automática ou manual. Erros podem acontecer e a única forma de percebê-los antes que seja tarde demais é fazendo uma conferência nos números.

Você pode determinar uma frequência para fazer essa conferência geral e, diariamente, escolher um produto e fazer uma contagem bem rápida. É um investimento de tempo que pode poupar muita dor de cabeça, e até dinheiro, no futuro.

Novamente, a tecnologia mais uma vez surge para facilitar o processo e fazer isso de forma automática.

3 – Fique atento ao espaço físico

Todo o estoque fica guardado em um espaço físico e, evidentemente, um influencia no outro. Portanto, para controlar um, é preciso controlar ambos. Garanta que o seu espaço está completamente adequado para o armazenamento do produto e para as necessidades de estocagem específicas que ele possa ter.

Além disso, o espaço físico precisa estar organizado para que você consiga achar o que procura com o máximo de agilidade. Você pode etiquetar por cores, letras, números ou qualquer forma que facilite o trabalho da sua equipe.

4 – Faça o controle de compras com os fornecedores

A chegada dos produtos no seu estoque também precisa ser muito bem controlada. O ideal é saber exatamente quando cada compra vai chegar e programar o estoque para recebê-la, tanto em relação ao espaço físico como a organização e também com a forma que eles serão vendidos ou redistribuídos.

Receber compras e uma quantidade de produto muito grande, de forma recorrente, pode gerar um efeito bola de neve em que seu estoque está sempre correndo para escoar os produtos com a velocidade necessária. Essa, certamente, não é a melhor forma de trabalhar.

5 – Crie rotinas próprias

A melhor forma de controlar o estoque é criando rotinas que se encaixam melhor nas necessidades do seu produto, da sua empresa e dos seus funcionários. Os procedimentos irão determinar o que deve acontecer com cada produto, a cada interação tanto de entrada quanto de saída.

Para que isso dê certo, todas as partes da sua empresa precisam estar integradas na rotina, prontos para lidar com os problemas e as soluções conforme elas surjam.

A tecnologia oferece soluções excelentes para o controle de estoque. Com a automatização de tarefas de fiscalização e documentação, esse processo é muito mais fácil e tem ótimos resultados para a sua empresa. Garanta que seu estoque estará sempre bem cuidado!

Gestão de contratos: por que ela é importante para as empresas?

By | ERP, gestao

Os contratos regem o mundo dos negócios. Uma empresa de prestação de serviços, que vende ou compra produtos precisa lidar com diversos contratos simultaneamente. Mas, o que acontece quando esse número de contratos passa a ser muito grande, especialmente quando cada um tem suas cláusulas específicas? Enquanto a empresa tem poucos parceiros, ou trabalha de forma mais informal, está tudo bem. Mas, no momento do crescimento, a gestão de contratos passa a ser um aspecto fundamental.

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de verificar todos os contratos, especialmente em relação à capacidade de comparação do prometido com o entregue, por ambas as partes. Afinal, empresas podem ter contratos com fornecedores, colaboradores, clientes, prestadores de serviços e diversos outros.

Esses contratos podem ser semelhantes, com algumas diferenças sutis, ou completamente distintos, significando que precisa haver uma gestão muito meticulosa para garantir que cada um deles será cumprido de forma exemplar.

Como você pode imaginar, é possível que esse processo fique bem grande, e extremamente complexo. Quanto maior uma empresa, maior a complexidade dos contratos e o número de cláusulas. É possível que uma empresa pequena já precise de um profissional apenas para esse trabalho e, conforme ela cresça, a equipe de gestão de contratos também.

Por que isso é importante?

O que acontece se um contrato não é cumprido? Ou se alguma cláusula que tinha sido combinada não é obedecida? Problemas. Grandes problemas.

Dependendo da seriedade pode ocorrer até mesmo um processo. Mas, o mais comum é apenas uma dor de cabeça e uma correria para resolver a questão. De qualquer forma, sempre existe um custo quando ocorre algum problema contratual, seja de dinheiro ou da imagem e reputação da empresa.

Pense bem: o que você ia achar de um parceiro que não cumpriu com o contrato que fechou com você? É essa percepção que você quer que o mercado tenha da sua empresa?

Mas, a gestão de contratos não é apenas em casos de erros ou problemas. Quando bem feita, ela apresenta oportunidades de melhor usar o caixa. Por exemplo, se o contrato com o fornecedor demanda um pagamento próximo, este pode ser antecipado, garantindo um melhor fluxo financeiro. É um pequeno exemplo, mas a boa gestão de contratos poupa de muitos problemas e ainda apresenta ótimas oportunidades.

Como fazer a gestão de contratos de forma eficiente?

Ainda assim, apesar de importante, a gestão de contratos não é tão fácil. O profissional pode ficar soterrado em papel e isso certamente não é a maneira mais eficiente. Felizmente, a tecnologia está disponível para facilitar este processo.

Contratos possuem versões digitais, podendo até mesmo ser oficiais, que permitem uma gestão muito mais simples. Você pode organizá-los, encontrá-los e lê-los com mais facilidade e rapidez. É possível procurar informações específicas ou colocar lembretes para as informações mais importantes, conforme certos prazos que estão se aproximando, por exemplo. É uma forma de tornar esse trabalho essencial um pouco mais fácil.

O sistema ainda pode ser mais amplo do que isso, não focando apenas na gestão contratual. Pode fazer integração com diversos outros setores da empresa, como o estoque, o pós-venda e vários outros aspectos de toda a gestão empresarial. É uma forma de facilitar o controle e ter todas as informações reunidas em um único ambiente.

Como investir em um software para a sua empresa pode ajudar na redução de custos?

By | ERP, Financeiro, gestao

A tecnologia existe por um objetivo principal: ajudar e facilitar a vida das pessoas. Para as empresas, o objetivo é o mesmo, mas ele traz outra grande vantagem, tão importante quanto: a redução de custos. Confira porque um software é um ótimo investimento, que irá ajudar a sua empresa a reduzir os custos e até mesmo a ganhar mais dinheiro

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Quais os critérios devem ser levados em conta na hora de escolher um software para a minha empresa?

By | ERP, gestao, POSSEIDOM

A escolha de um software de gestão integrada para uma empresa é uma decisão de caráter estratégico que requer cuidado e ponderação. Afinal, esse é um investimento de alto valor e que tem potencial para modificar os processos e metodologias de trabalho.

Além disso, muitas empresas correm o risco de optar por um sistema que não atende a suas necessidades e não permite a customização de suas funções. Portanto, para viabilizar a melhor decisão possível, queremos esclarecer as suas principais dúvidas. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão integrada?

Quando falamos em integração é preciso considerar as atividades de cada área e a forma como elas se relacionam. Por exemplo: a área de compras abastece a linha de produção. Em seguida, os produtos fabricados são comercializados pela área de venda, mas antes disso ficam armazenados na área de estoque.

Isso quer dizer que as informações lançadas no sistema devem ser capazes de percorrer toda essa cadeia e ser compartilhadas entre os profissionais de cada departamento. Como resultado, é possível:

  • Planejar as atividades;
  • Emitir documentos fiscais;
  • Manter o histórico de todas as transações;
  • Evitar a falta ou excedente de mercadorias em estoque;
  • Acompanhar o desempenho da empresa como um todo.

Quais fatores devem ser considerados no momento da escolha?

  • Para as empresas que vão implementar um software de gestão pela primeira vez, é muito comum que surjam dúvidas sobre esse processo e os resultados esperados.

Busque fornecedores confiáveis

  • Devido ao amplo número de empresas desenvolvedoras de programas atuantes no mercado, torna-se desafiador selecionar aquela que tem um produto compatível com a sua empresa. Em muitos casos, a decisão errada pode causar prejuízos que vão além das finanças.
  • Portanto, a nossa recomendação é buscar fornecedores com reputação positiva perante os seus clientes. Consideram-se aspectos como a customização da ferramenta, a disponibilidade de armazenamento de dados na nuvem e o oferecimento de suporte técnico em caso de problemas.

Conheça qual é a sua necessidade

  • Quando há necessidade de automatizar tarefas, controlar os resultados com mais precisão ou emitir documentos fiscais, os gestores tendem a pensar que a ferramenta mais completa sempre é mais adequada.
  • Contudo, nem sempre esse cenário se concretiza como foi pensado anteriormente. Por esse motivo, o primeiro passo, é mapear as atividades para identificar gargalos que impactem a operação.
  • Se apenas uma área da sua empresa requer a adoção de sistemas, é possível adquirir módulos para os departamentos de:
    • Fiscal;
    • Logística;
    • Suprimentos;
    • Estoque de mercadorias.

Verifique a relação custo-benefício

  • Já falamos como esse tipo de investimento pode ter um alto valor dependendo da ferramenta escolhida. Portanto, é importante estimar com precisão qual é o retorno esperado. Por exemplo, a área afetada pode obter maior produtividade, otimização do tempo e, até mesmo, reduzir os custos de forma considerável.
  • Como resultado, a equipe passa a contar com mais uma ferramenta de gestão que visa medir o seu desempenho e apurar informações gerenciais para propiciar a tomada de decisões.
  • Por fim, dedique tempo para tomar a melhor decisão possível, uma vez que o processo de implantação de um novo programa pode ser longo. Com a realização de teste, a migração dos dados e o treinamento da equipe, a sua empresa pode se tornar cada vez mais eficiente e competitiva.

Fluxo de caixa: 4 erros que você não pode cometer no da sua empresa

By | Financeiro, gestao, POSSEIDOM

Não é mistério que gerenciar bem a economia da sua empresa é essencial para conseguir realizar orçamentos precisos e eventualmente lucrar mais. Uma das medidas para conseguir esse controle é o fluxo de caixa. Afinal, registrar cada entrada e saída financeira do seu negócio é essencial para organizar toda sua gestão.

Por ser uma ferramenta importante, ela precisa ser aplicada adequadamente, a fim de evitar falhas que podem te prejudicar no fim das contas. Para que isso não aconteça na sua empresa, selecionamos os erros mais comuns que podem ocorrer no fluxo de caixa.

Não categorizar corretamente

Para que o fluxo de caixa funcione como uma ferramenta organizacional, ele mesmo precisa estar bem estruturado. Não basta apenas dizer o que entrou e saiu, mas deve separar em categorias. Ao fazer isso, o gestor terá mais facilidade em identificar a origem de todos os valores, ajudando a encontrar anomalias e a definir melhor o orçamento por setor.

Mesmo que seja uma fonte eventual que acredita que não vai movimentar muito, seja o mais preciso possível e evite termos genéricos como “outros valores”. Quanto mais preciso nos rótulos, melhor será a gestão.

Não manter o fluxo atualizado

Fluxo de caixa é uma área da administração que exige dedicação constante. É importante manter uma periodicidade para os lançamentos, de maneira a fugir de acúmulos que vão só atrapalhar futuramente. O ideal, independentemente do tamanho da empresa, é fazer atualização diária.

Mesmo que sejam poucos valores, é melhor fazer no dia do que deixar para depois por preguiça e ficar vulnerável a erros. Uma das vantagens de atualizar os dados diariamente é ter informações constantes sobre o funcionamento da sua empresa, se ela está mantendo capital de giro, se consegue lucro, se há um problema, etc. Isso dá velocidade para agir no momento certo e reduzir prejuízos com imprevistos.

Inserir valores que ainda não entraram

Quando a empresa decide uma compra ou consegue uma venda pode ser tentador lançar logo, afinal, atualizar é importante, certo? Pode ser contraditório, mas não é sempre o caso. Dependendo do método de pagamento esses valores não entram na conta de imediato, como em parcelamentos e cheques pré-datados.

Contar com esse dinheiro antes da hora é perigoso, pois a empresa pode utilizá-lo para algum gasto quando, na verdade, não o tem. Pode causar confusão também quando o dinheiro entrar de fato, gerando um lançamento duplicado. Por isso é importante lançar apenas conforme o dinheiro entrar ou sair da conta da empresa.

Não ter cautela com os detalhes

Fluxo de caixa não trata apenas de números, mas de uma série de informações importantes para a empresa, que devem ser registradas de acordo. Um dígito em um local errado pode alterar drasticamente as contas e causar interpretações erradas que podem afetar todo o negócio.

Por causa disso, é importante que os lançamentos sejam feitos com atenção, inserindo os mínimos detalhes e as informações úteis para a gestão. Além disso, todas as entradas e saídas devem ser contabilizadas, mesmo quando o valor é pequeno, porque no fim do mês elas fazem a diferença. Uma dica é usar um software especializado, para facilitar os lançamentos e evitar erros.

Vantagens que um sistema ERP traz para a gestão do seu negócio

By | ERP, gestao

Com o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho interno da empresa e torná-la cada vez mais atuante no mercado, o sistema ERP (Enterprise Resources Planning) surge como uma fundamental estratégia para potencializar a gestão. Para fazer este investimento é preciso primeiro avaliar e planejar como ele será implantado. Seus benefícios são muitos, uma vez que está ligado diretamente ao dia a dia da empresa.

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Saiba como um ERP pode impactar e alavancar o desempenho da sua empresa

By | desempenho, gestao

O que é preciso para um empresário empreender mais e melhor em favor de sua empresa? O fracasso muitas vezes é nominado de falta de oportunidades, mercado fraco, poucos incentivos e difícil aceitação do produto. Contudo, quase sempre o real fator que levou a esta situação é a desorganização. A gestão peca em profissionalismo e produtividade, porque não tem um sistema integrado de ações (ERP) que faça esse desempenho alavancar.

Procure a simplicidade na gestão dos processos

A máxima de que “menos é mais” nunca fez tanto sentido como faz hoje para os negócios, a simplificação é hoje o melhor caminho. Quando se tem, dentro da empresa, informações espalhadas em planilhas, documentos, pastas e arquivos, torna-se muito difícil encontrar o que é correto seguir. Desta forma, os erros acontecem porque ninguém se entende nas informações.

O software de ERP auxilia nesta unificação dos dados e na apresentação deles de maneira clara e objetiva. Todos os relatórios, tabelas e gráficos estão dispostos em um só lugar, facilitando a consulta e a tomada de decisão. Isso porque há plena visualização do cenário financeiro, o que leva às melhores escolhas para alavancar o desempenho e as vendas.

Conheça e comunique-se com o cliente

Como o cliente recepciona o produto que a empresa comercializa? Esta pergunta muitas vezes não é analisada e leva a conclusões precipitadas e errôneas a respeito dos clientes. Por isso, é muito importante compreendê-los. Através dos resultados apresentados nos relatórios e planilhas gerados pelo sistema ERP, o marketing pode definir as melhores campanhas e estratégias de comunicação.

O cliente precisa se sentir importante para a empresa, ele tem que estar próximo de suas atividades para poder desenvolver confiança e conhecer a qualidade dos produtos e serviços. Com as informações dele no sistema sobre os seus gostos ou mesmo data de aniversário, é possível criar comunicações institucionais particulares a eles e peças de marketing eficientes para atingir todo um grupo.

Diminua as chances de erros

Pelas informações geradas por um software ERP, a equipe de gestão pode conhecer objetivamente onde estão os seus erros. Para que isso aconteça é necessário personalizar e inserir as métricas escolhidas pela empresa.

Assim haverá o conhecimento sobre a realidade do negócio e se a sua operação está sendo aprovada. As melhores práticas de gestão podem ser adotadas a partir dos resultados que forem surgindo. Um trabalho vivo e importante que deve ser contínuo.

Para a melhor implantação do software ERP, todo o planejamento estratégico deve estar solidificado. Assim, o sistema pode ser alinhado segundo ele, em benefício dos processos da empresa. Entretanto, este sistema é tão dinâmico que em pouco tempo ele ajudará na organização e adoção de práticas de gestão ainda mais eficientes. Toda a operação melhora, porque há mais organização e visualização das ações.

Economize para poder lucrar melhor

O melhor desempenho também passa pela economicidade, pois não há melhora nas vendas enquanto houver perda de dinheiro. Os ganhos neste sentido são nas mais diversas áreas como, por exemplo, em treinamentos. Quando o sistema ERP é implantado na empresa, todas as equipes precisam de treinamento para ter conhecimento sobre o funcionamento. Contudo, assim que esta etapa termina, não há mais necessidade de treinamentos constantes, só em casos de atualização.

Sistema ERP: Como ele pode se relacionar com a sua estratégia de marketing?

By | ERP, gestao, Marketing Digital

Se você já emprega um sistema ERP sabe muito bem a diferença que ele faz no cotidiano da sua empresa. Os softwares desta categoria facilitam a gestão financeira e operacional, controlando informações-chave para a organização. Um detalhe menos conhecido é que ele também pode ajudar na sua Estratégia de Marketing.

Sabemos que o Enterprise Resource Planning se trata de uma solução que tem por objetivo integrar diferentes áreas da empresa. Justamente por conta deste detalhe ele pode atuar em favor da sua comunicação. Pois o leque de possibilidades destes programas vai muito além do setor financeiro.

A gama completa de atividades pode incluir da estocagem, até compras, vendas e muitos outros setores da organização. Com a área de que tratamos aqui não poderia ser diferente. Quer saber como a tecnologia dos sistemas integrados de gestão pode se relacionar com a sua estratégia de marketing? Então continue a leitura do artigo!

Como o sistema ERP pode se relacionar à sua Estratégia de Marketing?

Para entendermos esta relação basta levar em consideração o elemento com que trabalha o ERP: a informação. Não esquecendo que, além de processada, ela estará concentrada em um único lugar. Basicamente o que temos aqui é a matéria prima de toda boa estratégia de marketing.

É assim que partindo dos dados fornecidos a sua empresa estará apta a desenvolver campanhas com dados precisos e relevantes. Paralelamente a isto temos como benefício o aumento na eficiência interna da empresa. Ao proporcionar isto o sistema também irá colaborar para ações mais efetivas. E o primeiro quesito onde podemos juntar as duas vantagens é no relacionamento com os clientes.

Com o ERP você poderá organizar as informações e criar uma base de contatos detalhada. A partir dela campanhas segmentadas serão desenvolvidas. As possibilidades de personalizar as ações incluem descontos nos aniversários, por exemplo. Outra alternativa são as newsletters com novidades para quem não visita o seu site há algum tempo.

Aumentando as vendas e fazendo bom uso dos relatórios

Com estes exemplos fica claro que o ERP impacta na sua Estratégia de Marketing de forma a aumentar as vendas. Inclusive o seu negócio pode fazer acompanhamento de leads em tempo real. Quando uma ação deixou de ser completada, ou não teve a resposta esperada, a equipe comercial entra em ação.

As informações compartilhadas através do sistema ERP permitem uma comunicação personalizada que leva o visitante à conversão. Em outro setor, ao lidarmos com estocagem, temos mais uma forma de trabalhar esta tecnologia. A percepção de itens com maior ou menor saída é algo que serve para balizar eventuais promoções.

“Queimar” os itens parados através destas campanhas ajuda a fazer o giro de caixa. Ainda neste quesito, o sistema colabora para identificar quais produtos não estão mais disponíveis. Desta forma o seu site poderá ser atualizado rapidamente, evitando transtornos como clientes fazendo o pedido de itens esgotados.

Para um marketing eficiente não dispense os sistemas integrados

Você pôde conferir neste artigo como o sistema ERP se relaciona com a sua Estratégia de Marketing. Trata-se de um recurso que pode aprimorá-la de inúmeras formas, aumentando vendas e melhorando o relacionamento com o cliente. Afinal, as informações que são trabalhadas a partir destes sistemas mostram-se cruciais para a assertividade de qualquer campanha.

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