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Estoque: 5 dicas para não errar na hora de controlar o da sua empresa

By | ERP, gestao, POSSEIDOM

Problemas no estoque podem ter péssimas consequências. Erros podem significar um excesso, que resulta em uma quantidade de produto parado, ou em falta, o que leva a uma correria desnecessária para reabastecer. De qualquer forma, um erro neste aspecto tão básico e importante para o sucesso de uma empresa não é aceitável. Por isso, confira 5 dicas para não errar na hora de controlar o estoque.

1 – Documente cada ação

Crie um cadastro para cada produto, ou tipo de produto, e para cada insumo. Em caso de qualquer alteração de status de algum deles, esse cadastro deve ser atualizado. Esse controle rígido é a melhor forma de manter o seu estoque balanceado e de ter as informações mais precisas possíveis.

É possível fazer essa documentação de diversas formas. A opção manual ainda é válida, mas é claro que é muito mais eficiente fazer isso de forma automática. Existem sistemas que permitem fazer esse cadastro e, conforme os produtos forem entrando no sistema, ele próprio se encarrega de fazer essa atualização. Hoje em dia, com a alta competitividade e a rotatividade de produtos, esse tipo de preocupação é praticamente uma obrigação.

2 – Verifique os números

Em qualquer processo de documentação, é sempre vital avaliar os registros. Novamente, assim como na dica anterior, isso pode ser feito de forma automática ou manual. Erros podem acontecer e a única forma de percebê-los antes que seja tarde demais é fazendo uma conferência nos números.

Você pode determinar uma frequência para fazer essa conferência geral e, diariamente, escolher um produto e fazer uma contagem bem rápida. É um investimento de tempo que pode poupar muita dor de cabeça, e até dinheiro, no futuro.

Novamente, a tecnologia mais uma vez surge para facilitar o processo e fazer isso de forma automática.

3 – Fique atento ao espaço físico

Todo o estoque fica guardado em um espaço físico e, evidentemente, um influencia no outro. Portanto, para controlar um, é preciso controlar ambos. Garanta que o seu espaço está completamente adequado para o armazenamento do produto e para as necessidades de estocagem específicas que ele possa ter.

Além disso, o espaço físico precisa estar organizado para que você consiga achar o que procura com o máximo de agilidade. Você pode etiquetar por cores, letras, números ou qualquer forma que facilite o trabalho da sua equipe.

4 – Faça o controle de compras com os fornecedores

A chegada dos produtos no seu estoque também precisa ser muito bem controlada. O ideal é saber exatamente quando cada compra vai chegar e programar o estoque para recebê-la, tanto em relação ao espaço físico como a organização e também com a forma que eles serão vendidos ou redistribuídos.

Receber compras e uma quantidade de produto muito grande, de forma recorrente, pode gerar um efeito bola de neve em que seu estoque está sempre correndo para escoar os produtos com a velocidade necessária. Essa, certamente, não é a melhor forma de trabalhar.

5 – Crie rotinas próprias

A melhor forma de controlar o estoque é criando rotinas que se encaixam melhor nas necessidades do seu produto, da sua empresa e dos seus funcionários. Os procedimentos irão determinar o que deve acontecer com cada produto, a cada interação tanto de entrada quanto de saída.

Para que isso dê certo, todas as partes da sua empresa precisam estar integradas na rotina, prontos para lidar com os problemas e as soluções conforme elas surjam.

A tecnologia oferece soluções excelentes para o controle de estoque. Com a automatização de tarefas de fiscalização e documentação, esse processo é muito mais fácil e tem ótimos resultados para a sua empresa. Garanta que seu estoque estará sempre bem cuidado!

Gestão de contratos: por que ela é importante para as empresas?

By | ERP, gestao

Os contratos regem o mundo dos negócios. Uma empresa de prestação de serviços, que vende ou compra produtos precisa lidar com diversos contratos simultaneamente. Mas, o que acontece quando esse número de contratos passa a ser muito grande, especialmente quando cada um tem suas cláusulas específicas? Enquanto a empresa tem poucos parceiros, ou trabalha de forma mais informal, está tudo bem. Mas, no momento do crescimento, a gestão de contratos passa a ser um aspecto fundamental.

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de verificar todos os contratos, especialmente em relação à capacidade de comparação do prometido com o entregue, por ambas as partes. Afinal, empresas podem ter contratos com fornecedores, colaboradores, clientes, prestadores de serviços e diversos outros.

Esses contratos podem ser semelhantes, com algumas diferenças sutis, ou completamente distintos, significando que precisa haver uma gestão muito meticulosa para garantir que cada um deles será cumprido de forma exemplar.

Como você pode imaginar, é possível que esse processo fique bem grande, e extremamente complexo. Quanto maior uma empresa, maior a complexidade dos contratos e o número de cláusulas. É possível que uma empresa pequena já precise de um profissional apenas para esse trabalho e, conforme ela cresça, a equipe de gestão de contratos também.

Por que isso é importante?

O que acontece se um contrato não é cumprido? Ou se alguma cláusula que tinha sido combinada não é obedecida? Problemas. Grandes problemas.

Dependendo da seriedade pode ocorrer até mesmo um processo. Mas, o mais comum é apenas uma dor de cabeça e uma correria para resolver a questão. De qualquer forma, sempre existe um custo quando ocorre algum problema contratual, seja de dinheiro ou da imagem e reputação da empresa.

Pense bem: o que você ia achar de um parceiro que não cumpriu com o contrato que fechou com você? É essa percepção que você quer que o mercado tenha da sua empresa?

Mas, a gestão de contratos não é apenas em casos de erros ou problemas. Quando bem feita, ela apresenta oportunidades de melhor usar o caixa. Por exemplo, se o contrato com o fornecedor demanda um pagamento próximo, este pode ser antecipado, garantindo um melhor fluxo financeiro. É um pequeno exemplo, mas a boa gestão de contratos poupa de muitos problemas e ainda apresenta ótimas oportunidades.

Como fazer a gestão de contratos de forma eficiente?

Ainda assim, apesar de importante, a gestão de contratos não é tão fácil. O profissional pode ficar soterrado em papel e isso certamente não é a maneira mais eficiente. Felizmente, a tecnologia está disponível para facilitar este processo.

Contratos possuem versões digitais, podendo até mesmo ser oficiais, que permitem uma gestão muito mais simples. Você pode organizá-los, encontrá-los e lê-los com mais facilidade e rapidez. É possível procurar informações específicas ou colocar lembretes para as informações mais importantes, conforme certos prazos que estão se aproximando, por exemplo. É uma forma de tornar esse trabalho essencial um pouco mais fácil.

O sistema ainda pode ser mais amplo do que isso, não focando apenas na gestão contratual. Pode fazer integração com diversos outros setores da empresa, como o estoque, o pós-venda e vários outros aspectos de toda a gestão empresarial. É uma forma de facilitar o controle e ter todas as informações reunidas em um único ambiente.

Saiba como um CRM pode tornar-se um aliado do seu negócio no processo de pós-venda

By | CRM, ERP, POSSEIDOM

Muito se engana quem acha que o processo de interação com o cliente acaba com uma venda. Pelo contrário. O processo de pós-venda é tão importante quanto o passo anterior e tem diversos objetivos. Primeiramente, evangelizar o cliente para se tornar um defensor da sua marca, recomendando o seu produto e sua experiência para outras pessoas. Além disso, é uma forma de incentivá-lo a fazer compras futuras também com a sua marca. Para isso, um CRM pode ser um excelente aliado. Quer saber como? Continue a leitura!

O que é CRM?

Começando pelo primeiro passo, vamos esclarecer o que é CRM. Esta sigla significa Customer Relationship Manager, ou seja, Gerenciador de Relacionamento com o Cliente. O termo normalmente se refere a um conjunto de práticas e processos focados no cliente, e em reforçar a relação positiva dele com a marca. Também costuma ser o termo que se refere a um sistema que ajuda a realizar esses procedimentos.

Conheça melhor o seu cliente

Com o conhecimento sobre o que é CRM podemos chegar ao X da questão. Como ele ajuda com o pós-venda?

Primeiramente, o CRM é uma ótima ferramenta de controle de informações. Para se relacionar com o cliente é ideal conhecer o máximo possível sobre ele, de modo a ter insumos para poder ter uma comunicação mais forte e eficaz.

Por exemplo, se o cliente comprou um produto específico seu, o CRM pode guardar essa informação e usá-la como base para o novo contato, no qual são indicadas as melhores formas de fazer a manutenção no produto, por exemplo. Se for lançado um item novo que seria interessante para quem comprou o anterior, o CRM também pode filtrar por quem fez essa compra, de modo a facilitar essa comunicação.

Mas, não são apenas informações em relação às vendas que o CRM reúne. Ele pode conter dados sobre alguma sugestão ou opinião que o cliente deixou, apresentando formas de melhorar o desempenho da empresa. Também pode trazer informações gerais sobre os gostos do cliente, fazendo com que a comunicação seja mais eficiente.

Facilitando o trabalho

Outra grande vantagem do CRM é facilitar o trabalho da sua equipe. Imagine que você lançou um novo produto e quer fazer uma campanha de lançamento. Você elabora um conteúdo para ser lançado para quem já comprou o produto e pode ter um interesse maior no novo lançamento. Sem um sistema de CRM, esse processo é muito difícil. Mas, o sistema permite filtrar cada base de lançamento de e-mail, por exemplo, pela característica que você deseja.

Além disso, o sistema reúne todas as informações em um único local. A equipe de marketing e de vendas tem acesso às informações, permitindo que o contato com os clientes seja muito mais eficiente. Os responsáveis pelo atendimento também podem ter acesso a essas informações e o processo de resolver um problema do cliente é muito mais rápido e positivo. Entendendo como isso é importante para o cliente atualmente, ter uma ferramenta para facilitar esse processo é essencial.

Essas são as grandes vantagens do CRM no processo de pós-venda. Ele permite que você conheça melhor o seu cliente e apresenta as ferramentas para que você consiga alcançá-lo com mais facilidade. Suas campanhas podem ser muito mais efetivas, tanto no seu conteúdo, como na forma como são entregues. Aproveite a tecnologia para tornar o seu processo de pós-venda ainda mais eficiente e a experiência do cliente ainda melhor.

Como investir em um software para a sua empresa pode ajudar na redução de custos?

By | ERP, Financeiro, gestao

A tecnologia existe por um objetivo principal: ajudar e facilitar a vida das pessoas. Para as empresas, o objetivo é o mesmo, mas ele traz outra grande vantagem, tão importante quanto: a redução de custos. Confira porque um software é um ótimo investimento, que irá ajudar a sua empresa a reduzir os custos e até mesmo a ganhar mais dinheiro

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Quais os critérios devem ser levados em conta na hora de escolher um software para a minha empresa?

By | ERP, gestao, POSSEIDOM

A escolha de um software de gestão integrada para uma empresa é uma decisão de caráter estratégico que requer cuidado e ponderação. Afinal, esse é um investimento de alto valor e que tem potencial para modificar os processos e metodologias de trabalho.

Além disso, muitas empresas correm o risco de optar por um sistema que não atende a suas necessidades e não permite a customização de suas funções. Portanto, para viabilizar a melhor decisão possível, queremos esclarecer as suas principais dúvidas. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão integrada?

Quando falamos em integração é preciso considerar as atividades de cada área e a forma como elas se relacionam. Por exemplo: a área de compras abastece a linha de produção. Em seguida, os produtos fabricados são comercializados pela área de venda, mas antes disso ficam armazenados na área de estoque.

Isso quer dizer que as informações lançadas no sistema devem ser capazes de percorrer toda essa cadeia e ser compartilhadas entre os profissionais de cada departamento. Como resultado, é possível:

  • Planejar as atividades;
  • Emitir documentos fiscais;
  • Manter o histórico de todas as transações;
  • Evitar a falta ou excedente de mercadorias em estoque;
  • Acompanhar o desempenho da empresa como um todo.

Quais fatores devem ser considerados no momento da escolha?

  • Para as empresas que vão implementar um software de gestão pela primeira vez, é muito comum que surjam dúvidas sobre esse processo e os resultados esperados.

Busque fornecedores confiáveis

  • Devido ao amplo número de empresas desenvolvedoras de programas atuantes no mercado, torna-se desafiador selecionar aquela que tem um produto compatível com a sua empresa. Em muitos casos, a decisão errada pode causar prejuízos que vão além das finanças.
  • Portanto, a nossa recomendação é buscar fornecedores com reputação positiva perante os seus clientes. Consideram-se aspectos como a customização da ferramenta, a disponibilidade de armazenamento de dados na nuvem e o oferecimento de suporte técnico em caso de problemas.

Conheça qual é a sua necessidade

  • Quando há necessidade de automatizar tarefas, controlar os resultados com mais precisão ou emitir documentos fiscais, os gestores tendem a pensar que a ferramenta mais completa sempre é mais adequada.
  • Contudo, nem sempre esse cenário se concretiza como foi pensado anteriormente. Por esse motivo, o primeiro passo, é mapear as atividades para identificar gargalos que impactem a operação.
  • Se apenas uma área da sua empresa requer a adoção de sistemas, é possível adquirir módulos para os departamentos de:
    • Fiscal;
    • Logística;
    • Suprimentos;
    • Estoque de mercadorias.

Verifique a relação custo-benefício

  • Já falamos como esse tipo de investimento pode ter um alto valor dependendo da ferramenta escolhida. Portanto, é importante estimar com precisão qual é o retorno esperado. Por exemplo, a área afetada pode obter maior produtividade, otimização do tempo e, até mesmo, reduzir os custos de forma considerável.
  • Como resultado, a equipe passa a contar com mais uma ferramenta de gestão que visa medir o seu desempenho e apurar informações gerenciais para propiciar a tomada de decisões.
  • Por fim, dedique tempo para tomar a melhor decisão possível, uma vez que o processo de implantação de um novo programa pode ser longo. Com a realização de teste, a migração dos dados e o treinamento da equipe, a sua empresa pode se tornar cada vez mais eficiente e competitiva.

Nota fiscal eletrônica: conheça os diferentes tipos que existem

By | ERP, NF-e, POSSEIDOM, SPED

Todo processo de compra e venda no Brasil exige a emissão de uma nota fiscal que descreve as atividades realizadas, os produtos ou serviços comercializados, as informações dos envolvidos na negociação e a carga tributária incidente na transação.

Recentemente, as Notas Fiscais Eletrônicas se tornaram cada vez mais presentes em nosso mercado e, hoje, são a grande maioria dos documentos fiscais emitidos.

Neste texto, você conhecerá os cinco tipos de notas fiscais eletrônicas existentes. Confira!

NFe: Nota Fiscal Eletrônica de Produto

Nota fiscal emitida na venda de produtos sobre os quais incide ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). É emitida para venda de produtos de revenda ou após industrialização, bem como movimentação das mercadorias. Serve para substituir os modelos antigos de Nota Fiscal 1 e 1A. O documento é válido apenas com autorização da SEFAZ e certificação de assinatura digital.

NFS-e: Nota Fiscal Eletrônica de Serviço

Esta Nota Fiscal Eletrônica substitui o antigo documento de Declaração de Serviço, que descrevia operações sobre as quais incide o ISS – Imposto sobre Serviços (ISS). Confirma e descreve a realização dos serviços, bem como caracteriza contratantes e prestadores.

A NFS-e possui algumas peculiaridades. A cobrança do ISS fica a cargo do município, por isso, é o município que faz o cálculo do tributo, o que pode ser ajustado conforme a necessidade.

Além disso, apenas uma operação de serviço pode ser discriminada a cada nota, que pode ser faturada pela empresa após a conclusão da prestação. A nota precisa conter o código individual fornecido pela prefeitura, e ser armazenada digitalmente pela empresa em formato XML.

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

Este documento fiscal serve para serviços de transporte de carga intermunicipal ou interestadual, e substitui o modelo manual, utilizado até 2012.

Sobre este tipo de serviço incide ICMS, e os requisitos desta nota são semelhantes aos da NFe de produto: ser armazenada em XML, contar com assinatura digital e ter autorização da SEFAZ. É um tipo de nota fiscal que ajuda na precisão da descrição dos produtos transportados, além de baratear e simplificar o frete para todos os envolvidos na operação.

NFC-E: Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor

Documento utilizado para descrever operações com incidência de ICMS. Porém, é a nota fiscal destinada ao consumidor final, por isso, é emitida tendo como destinatário uma pessoa física. Este documento fiscal foi implantado recentemente, mas já está em plena operação junto às SEFAZ dos estados da federação.

MDF-e: Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Este tipo de documento fiscal é utilizado para congregar várias notas fiscais em um único arquivo eletrônico. É utilizado principalmente por empresas que transportam de maneira intermunicipal ou interestadual produtos que tenham mais de uma nota fiscal (NF-e), ou ainda para empresas que realizam transportes com mais de um documento de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Por isso, cada MDF-e é válido para apenas uma operação.

Para saber mais sobre gestão, ERP, notas fiscais e outros assuntos do mundo empresarial, acesse nosso site e leia outros artigos!

Vantagens que um sistema ERP traz para a gestão do seu negócio

By | ERP, gestao

Com o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho interno da empresa e torná-la cada vez mais atuante no mercado, o sistema ERP (Enterprise Resources Planning) surge como uma fundamental estratégia para potencializar a gestão. Para fazer este investimento é preciso primeiro avaliar e planejar como ele será implantado. Seus benefícios são muitos, uma vez que está ligado diretamente ao dia a dia da empresa.

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Como um software pode ajudar no controle de estoque da sua organização?

By | desempenho, e-commerce, ERP, POSSEIDOM

Quando falamos de empresa varejista pensamos na complexidade que é organizar e manter um estoque. O fluxo de entrada e saída de mercadorias pode ser intenso, dependendo do tamanho de sua empresa. Contudo, mesmo em pequenos negócios, ele é um dos principais indicadores sobre vendas, marketing e produção, fundamental para tomadas de decisão. Por isso, a implementação de um software de gestão de estoque é a melhor solução.

Através dele, é possível criar um planejamento estratégico completo, que acompanha os indicadores de desempenho. Estes últimos são definidos de acordo com os objetivos da empresa. Além disso, no software se registra todos os dados relacionados aos produtos, mesmo informações de fornecedores, preços e descontos, quantidade e validade. Desta forma, há sempre informações com rapidez e fidelidade.

Informações precisas e integradas

Um dos principais benefícios do software de gestão de estoque é a possibilidade de ter o conhecimento de todos os produtos – produzidos ou comprados – disponíveis na empresa, bem como de seus fornecedores. Neste sistema, o responsável pelo controle pode incluir, apagar e alterar os dados, de forma com que eles estejam sempre atualizados. Quando a quantidade de produtos é pouca, pode parecer mais fácil organizar, porém quando está na casa de milhares é impossível ter o controle manualmente.

A partir desta funcionalidade, os ganhos podem atingir outros setores da empresa, como no setor de marketing e financeiro. Se uma empresa tem entregado um produto de baixa qualidade, por exemplo, o setor financeiro tem que ser avisado para que renegocie valores ou cobre responsabilidades. Outro caso é o de haver o acúmulo de um mesmo produto no estoque, pois o setor de marketing tem que ser comunicado para que pense em promoções que façam com que eles sejam vendidos.

Adoção de políticas de estoque eficientes

Quando as informações sobre o estoque são claras, verdadeiras e atualizadas, a empresa pode tomar decisões com base em certezas. Através dos relatórios gerados pelo software de gestão é possível definir políticas de estoque e a maneira como ele irá funcionar. Esse planejamento indica quais são os itens de maior e menor saída, apontando de maneira objetiva como os produtos devem ser armazenados e organizados dentro do espaço.

Este é um tipo de erro comum, porque acaba gerando um “esquecimento” do que tem no estoque. Em consequência, há a perda de produtos pelo seu vencimento ou por mau armazenamento. Não se pode investir na compra de produtos que não vendem, isso é perder dinheiro. Como também não se pode deixar os produtos que mais vendem faltar no estoque.

Evita problemas tributários

Uma das maiores dores de cabeça dentro do estoque é o cumprimento das obrigações tributárias. Sobre os produtos incidem diferentes tipos de impostos e é importante que todas as informações estejam integradas. Agindo desta forma, todo o cálculo de impostos passa a ser automático através do sistema de gestão. Nenhuma informação se perde e o pagamento dos tributos é feito de maneira correta.

Adotar o software de gestão evita erros nesta área e eles, quando acontecem, podem trazer grandes transtornos, como o pagamento de juros e multas. A informatização permite que o Fisco tenha o conhecimento da quantidade de produtos que uma empresa deveria ter em estoque. Desta forma, o confronto de informações se torna muito mais fácil e preciso. Bom para os dois lados.

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